Modul Workmanager Service Extern

Aplicație: BOCP CRM; Modul: Workmanager Service Software

Introducere

Acest modul permite alocarea fiselor de service catre utilizatori definiti ca tehnicieni externi, de la alte firme. Un caz exemplu ar fi cand se preia un echipament pentru reparat si apoi se trimite pentru un alt service. Modulul introduce o noua grupa de utilizatori: Tehnicieni externi. Daca un utilizator este introdus in aceasta grupa atunci apare special marcat la alocare. La acest tip de utilizator este recomandat sa fie activat doar modulul de service extern, deoarece, fiind o firma externa, nu ar trebui sa aiba acces la celelalte module si datele firmei.

Modulul de service extern este o varianta simplificata a modulului Workmanager si prezinta informatii limitate despre fisele de service.

Utilizatorul tehnician extern are următoarele opțiuni:

  • vede lista fișelor alocare la el
  • vizualizare fișă
  • marcare produs primit/preluare în service
  • introduce manoperele efectuate (manoperele apar la cost intern)
  • marcare reparație finalizată
  • redeschidere stadiu de reparație, daca fișa încă nu a fost returnată clientului

Configurare

La editare detalii utilizator, se bifeaza grupa “Tehnician extern” și se activeaza DOAR modulul de Service Extern

Cargo Manager

Introducere

Acest modul permite centralizarea tuturor informatiilor referitoare la un transport prin crearea unui dosar.

Configurare

Pentru a configurara modulul, se acceseaza : Documente-> Cargo Manager-> Setari modul.

De la tab-ul Setari generale se defineste:

  • seria dosarelor
  • cota TVA
  • valuta
  • se limiteaza la utilizator si punct de lucru

La tab-ul Nomenclatoare se defineste tipul transportului (aerian, rutier, maritim).

Se creaza un dosar nou in care se  introduce:

  • clientul
  • punctul de plecare a camionului
  • destinatia
  • ora la care pleaca si ora la care ajunge la destinatie
  • tipul transportului

Urmatorul pas este sa adaugam marfa care urmeaza sa fie transportata.

Aici se introduce:

  • descrierea marfurilor
  •  dimensiune
  • cantitate
  • unitate de masura

Apoi se selecteaza furnizorul care asigura transportul, completand datele soferului si suma pentru care furnizeaza serviciul.

La final se introduce suma cu care se factureaza clientului pe baza caruia modulul calculeaza profitul obtinut.

Dupa finalizarea dosarului cu un singur click se poate emite factura fiscala, se poate adauga la cheltuieli factura care trebuie achitata transportatorului si se pot emite contracte atat pentru client cat si pentru transportator.

 

 

 

 

 

 

Alerte clienti Workmanager

Aplicație: BOCP Gestiune Stoc și Vânzări; Modul: Alerte clienți

Introducere

Acest modul permite trimiterea automata a alertelor prin email sau sms pentru diferite evenimente în BOCP:

Configurare

Pentru a trimite alerte email trebuie definit cel putin un mailserver in cont.

Pentru a trimite alerte SMS trebuie încheiat contract cu www.web2sms.ro

Modulul se accesează din Setări -> Alerte clienți  și se definește alerta ca în imaginea de mai jos:

După adăugarea alertei, este necesar să-l configurăm:

Se alege șablonul pentru mesajul trimis și se specifică numărul de zile (acolo unde este cazul) .

Atenție, alertele sunt implicit inactive și trebuie activate. După ce am verificat setările, putem bifa alerta sa fie activă. Recomandăm completarea adresei de email BCC pentru a putea verifica conținutul mesajelor trimise.

Exemplu configurare

Mai jos este un exemplu pentru a configura alertele trimise:

Este important de știut ca alertele se trimit pe baza șabloanelor. Este recomandat crearea unui șablon nou pentru fiecare alertă în parte, altfel editarea șablonului va afecta toate alertele care sunt setate să utilizeze acel șablon.

WorkManager Service Software

Aplicație: BOCP ERP; Modul: Workmanager Service Software

Introducere

BOCP Workmanager, este o aplicație online care permite urmărirea procesului de preluare echipamente, reparații, clienți, fișe service, istoric reparații.

Fiecare echipament se va urmări după o serie unică, daca nu are atunci programul generează o serie care se poate imprima și lipi pe produs. Se creează o fisă pentru echipament, identificat după această serie unică, și câte o fișă service pentru fiecare incident de reparație. Astfel daca echipamentul revine de mai multe ori în service, se poate urmări istoricul reparațiilor.

Configurare

Tipuri de utilizatori:

La editarea utilizatorilor BOCP, avem opțiunea să alocam utilizatorul în una sau mai multe grupe de utilizatori cu drepturi speciale:

Grupa Recepționist

  • creează fișe service pentru echipamente preluate
  • generează și listează procese verbale de preluare service
  • returnează echipamentele la clienți
  • listează devizele de lucru
  • generează bon vânzare pentru reparație și listează bon fiscal și/sau emite factura fiscală
  • generează oferte de preț

Grupa Tehnician

  • evaluază echipamentul pentru a identifica problema
  • generează ofertă de preț (se poate dezactiva dreptul la cerere)
  • introduce lucrări de efectuat (din nomenclator reparații)
  • procesează reparația și introduce lucrările efectuate.
  • poate adauga produse consumate sau a fi vândute
  • poate selecta servicii predefinite a fi facturate la client

Procesul de lucru simplificat:

Acesta se aplică la varianta WorkManager Simplu

  1. Intră clientul pe ușă si prezintă echipamentul și defecțiunea.
  2. Se creează o fisă service pentru echipament cu datele clientului și datele de identificare a echipamentului – ID UNIC obligatoriu.(televizor, echipament, aparat electrocasnic sau alt tip). Recepționistul estimează costul reparației.
  3. Se generează și se imprimă o fisă service care servește ca și proces verbal de preluare în service. Acesta conține datele clientului și identificatorii aparatului, termeni și condiții și alte texte personalizabile.
  4. Fișa apare pe lista reparațiilor de făcut iar tehnicienii iau fișele la rând și repară fiecare.
  5. Dacă apar întrebări, se marchează pe fișă și recepționistul este alertat să contacteze clientul.
  6. Tehnicianul introduce mențiuni sau lucrările efectuate cât și costul acestora, se salvează automat cine și când a introdus lucrarea. În același timp se setează și statusul la fișă: în lucru, gata, întrebare sau alt status personalizabil.
  7. Când este gata, sau nu se poate repara, recepționistul este alertat să anunțe clientul.
  8. Dacă clientul sună, se poate identifica rapid și ușor aparatul și stadiul în care se afla.
  9. La returnare se pot introduce mențiuni finale și se listează un proces verbal de predare/returnare, cu lucrările efectuate și costul.
  10. Opțional se poate imprima bon fiscal sau genera factură fiscală din aplicație.
  11. În cazul în care echipamentul revine, se face o fișă noua de service, dar se leagă de fișa echipamentului existent, astfel avem și un istoric de reparații și interventii.

Procesul de lucru complex:

Acesta se aplică la varianta WorkManager Plus, care include mai multe etape de prelucrare: stadiu de evaluare, ofertare, reparație și vânzare.

Comparat cu procedura de la varianta simplă se mai introduc următoarele etape:

  1. La crearea fișei de service se alege tipul de echipament preluat, se pot predefini probleme des întâlnite dintre care se alege cu bife cele aplicabile, se pot predefini servicii care vor fi comandate și care vor apărea pe ofertă de preț și factura fiscală.
  2. La fiecare tip de echipament se pot defini puncte de verificat (checklist pentru tehnicieni) și la fiecare punct de verificat se pot defini probleme potențiale cât și cauzele posibile.
  3. Se predefinesc lucrări și reparații, fiecare cu un cost predefinit și preț vânzare
  4. După crearea fișei de service se introduce o etapă de evaluare, aici un tehnician verifică aparatul și marchează conform checklist-ului predefinit ce probleme a identificat, ce piese trebuie înlocuite sau recondiționate și selectează lucrările care trebuie efectuate pentru a repara echipamentul.
  5. Rezultatul etapei de evaluare este o ofertă ințială care conține problemele constatate, piesele care trebuie schimbate și serviciile care trebuie efectuate și totalizează costurile pentru client.
  6. Clientul poate accepta oferta iar produsele se pot rezerva de pe stoc, se poate urmări ce este pe stoc și se poate plasa comandă pentru piesele care trebuie comandate. Aici se conectează modulul de comenzi furnizori, prin care se pot plasa comenzi către furnizor cu piesele necesare.
  7. Stadiul de evaluare și ofertare este opțională.
  8. După evaluare se trece la stadiul de reparație unde apar punctele de efectuat pe baza evaluării în formă de checklist.
  9. La finalizarea reparației se generează o vânzare cu serviciile ofertate și se poate emite automat factura fiscală.

 

Tutorial Video creare fișă service:

Generare licente BOCP

Aplicație: BOCP ERP; Modul: Afiliere BOCP

Introducere

Partenerii BOCP pot emite licente la preturi speciale pentru diferite module CloudBill si CloudGest. Preturile si modulele disponibile se pot schimba in timp, aici prezentam doar procedura de emitere a licentelor speciale.

Modulul Afiliere BOCP este plasat in grupa SISTEM.

Partenerii BOCP pot genera coduri speciale care sa acorde ca bonus la serviciile lor. Clientii vor intra pe adresa www.bocp.eu/activare si introduce codul unic primit pentru a primi licenta la pret special. Codurile au o valabilitate fixa si expira dupa un timp daca nu au fost utilizate.

Configurare

Modulul are o sectiune de configurari unde se pot personaliza textele sabloanelor pentru licente. Aici se pot introduce mai multe detalii despre furnizor sau revizui textul licentei.

 

Procedura emitere licenta

Intram in modulul Sistem-> Afiliere BOCP,  dam click pe butonul Adauga licenta promo si completam formularul:

formular generare licenta

In unele cazuri se doreste generarea mai multor coduri deodata: de exemplu s-au vandut 10 calculatoare, si vom genera 10 licente. Campurile nume client si referinta sunt obligatorii dar nu cerem neapar datele clientilor, trebuie introduse datele dorite de partener pentru a urmari licentele emise.

Dupa generare coduri programul va deschide automat pagina de imprimare:imprimare licente bocp

Putem reveni ulterio oricand pe licentele emise si reimprima daca este nevoie:

detalii licenta emisa

Aditional putem trimite licentele si prin email in format PDF.

Verificare si urmarire coduri emise

Pe lista de coduri emise putem verifica ce coduri am emis pentru care factura/referinta si daca s-au activat.

coduri bocp emise