Ofertare și comenzi produse și servicii

Aplicație: BOCP Gestiune Stoc și Vânzări; Modul: Ofertare și Comenzi

Introducere

Modulul ofertare / comenzi produse este un modul complex cu multe facilități care ajută generarea comenzilor și a ofertelor rapid. În plus estimează și profitul pe comandă. Modulul de ofertare este legat de comenzi produse, opțional se leagă de comenzi produse prin interfața partener. Astfel comenzile facute de parteneri apar in lista comenzi.

 

Functionalitate

• Creare oferte rapide -trebuie doar adaugate produsele, sau servicii pe comandă sau ofertă
• La adaugarea produselor, discounturile pentru grupe de clienți sunt calculate automat.
• Se pot adauga produse în mai multe valute, pretul fiind calculat automat in lei. (sau în valuta implicită specificată în setări)
• Modulul facilitează și cu un estimator profit/comandă sau ofertă pentru o imagine clară despre adaosul aplicat, castigul realizat/comandă.
• Se generează bonuri de vânzare pe baza comenzii, se preiau automat datele
• Discounturile sunt recalculate pe bon, astfel la vânzarea finală se pot introduce alte modificări (adaugare/stergere produse, editare cantități) care se reflectă și pe discounturile calculate automat
• Generare contracte clienți pe bază de șabloane (se activează separat în cadrul modulului Doc Management)
• Rezervare stoc
• Generare bon conversie pe bază de rețetă (bon consum și bon predare) pentru producție internă (se activează separat în cadrul modului Producție/Conversie)
• Urmărire producție (se activează separat în cadrul modului CRM Producție)

Extraoptiuni

• Opțiune ascunde discounturi pe comandă/ofertă individuale per produs. Astfel când adaugați un discount pe comandă se poate selecta dacă se aplică pe toate sau doar pe unul dintre produse.

• Estimator și urmărire cost/profit

• Antet/footer/text/descriere personalizabil

• Mai multe monede (exista moneda document si moneda produs) se afisează în RON și moneda document, se poate personaliza și cursul BNR

• Se pot selecta coloanele dorite (preț unitar, cu tva, valoare, cu tva la capul de tabel).

• Emite proforme sau bonuri de vânzare + facturi pe baza comenzii (integrare cu bocp)

• Trimitere atât oferta cât și comanda prin email direct din aplicații
• Câmpurile se autocompletează pe baza șablonului predefinit

• Opțiune de a grupa produsele identice
• Opțiune de a clona comanda – aceasta permite să creați un duplicat care apoi poate fi modificat

---

Procesul de lucru:

Vanzari->Ofertare si comenzi

Creare comandă nouă

În prima etapă introducem o comandă nouă selectând un client, adresa de livrare, statusul inițial.

Putem programa un termen de livrare.

Comanda poate conține produse, servicii sau discounturi:

Putem finaliza comanda rezervând produsele de pe stoc sau fără rezervare.

Ofertare

Putem defini mai multe șabloane pentru diferite tipuri de oferte, fiecare poate conține datele clientului, termeni și condiții, prezentare detaliată, etc:

Putem marca fiecare ofertă ca și acceptată sau refuzată de client pentru a urmări comenzile valide.

Modulul poate fi utilizat pentru ofertare servicii sau ofertare produse tip comerț sau produse din producție internă.

Contract

Sub tab-ul Contract, putem genera un contract pentru client pe baza șabloanelor din modulul contracte. Tot aici putem vizualiza toate contractele clientului (Dacă este activ Doc Management):

Urmărire producție

Dacă accesăm tab-ul producție, putem urmări etapele de pregătire a comenzii ( dacă este activ CRM Producție):

În cazul în care se ofertează un produs finit care are o rețetă definită în modulul de conversii produse, va aparea o iconița de rețeta lângă codul produsului pe care putem da click pentru a vizualiza rețeta. Este important ca rețeta să conțină un singur produs finit.

Programul afișează un totalizator necesar consum pentru a realiza produsele finite comandate și dacă nu există lipse de stoc, se pot crea bonurile de conversie (bon consum și bon predare) scăzând materiile prime de pe stoc și generându-se o recepție pentru produsele finite realizate.

De aici vedem daca trebuie să comandăm materii prime.

Modulul are și o listă globală cu necesar comenzi care ne prezintă un totalizator necesar pentru toate comenzile având un anumit status sau dintr-o perioadă.

Pentru fiecare etapă din producție putem automatiza setarea statusurilor din setări modul:

Facturare și vânzare

Pe baza comenzilor și a ofertelor se pot emite următoarele documente:

• facturi proforme
• facturi fiscale cu avans
• facturi fiscale finale
• bonuri de vânzare cu bon fiscal

Organizare comenzi

Modulul ne permite definirea și personalizarea etapelor de procesare a comenzilor, fiecare companie având sistemul ei intern de lucru.

Inițial sunt definite patru etape:

• Comenzi noi
• În prelucrare
• Finalizate
• Eșuate

Fiecare etapă poate conține una sau mai multe statusuri, astfel practic statusurile se grupează și sistemul ne permite să urmărim situația generala a comenzilor.

De exemplu, etapa comenzi noi poate conține statusurile: Nou, Analiză financiara.

Etapa de prelucrare poate avea statusurile: Dat în lucru, Pregătit pentru livrare, Problemă producție.

Etapa Finalizate poate avea statusurile: Finalizat, Livrat la client, Predat.

Astfel mai multe statusuri ne pot oferi o situație mai clară dar în același timp putem lista produsele din diferitele etape pentru a vizualiza doar comenzile noi, comenzile în lucru sau predate.