Aplicație: BOCP CRM; Modul: Workmanager Service Software

Introducere

Acest modul permite alocarea fiselor de service catre utilizatori definiti ca tehnicieni externi, de la alte firme. Un caz exemplu ar fi cand se preia un echipament pentru reparat si apoi se trimite pentru un alt service. Modulul introduce o noua grupa de utilizatori: Tehnicieni externi. Daca un utilizator este introdus in aceasta grupa atunci apare special marcat la alocare. La acest tip de utilizator este recomandat sa fie activat doar modulul de service extern, deoarece, fiind o firma externa, nu ar trebui sa aiba acces la celelalte module si datele firmei.

Modulul de service extern este o varianta simplificata a modulului Workmanager si prezinta informatii limitate despre fisele de service.

Utilizatorul tehnician extern are următoarele opțiuni:

• vede lista fișelor alocare la el
• vizualizare fișă
• marcare produs primit/preluare în service
• introduce manoperele efectuate (manoperele apar la cost intern)
• marcare reparație finalizată
• redeschidere stadiu de reparație, daca fișa încă nu a fost returnată clientului

Configurare

La editare detalii utilizator, se bifeaza grupa “Tehnician extern” și se activeaza DOAR modulul de Service Extern

După adăugarea alertei, este necesar să-l configurăm:

Se alege șablonul pentru mesajul trimis și se specifică numărul de zile (acolo unde este cazul) .

Atenție, alertele sunt implicit inactive și trebuie activate. După ce am verificat setările, putem bifa alerta sa fie activă. Recomandăm completarea adresei de email BCC pentru a putea verifica conținutul mesajelor trimise.

Exemplu configurare

Mai jos este un exemplu pentru a configura alertele trimise:

Aplicație: BOCP ERP; Modul: Workmanager Service Software

Introducere

BOCP Workmanager, este o aplicație online care permite urmărirea procesului de preluare echipamente, reparații, clienți, fișe service, istoric reparații.

Fiecare echipament se va urmări după o serie unică, daca nu are atunci programul generează o serie care se poate imprima și lipi pe produs. Se creează o fisă pentru echipament, identificat după această serie unică, și câte o fișă service pentru fiecare incident de reparație. Astfel daca echipamentul revine de mai multe ori în service, se poate urmări istoricul reparațiilor.

Configurare

Tipuri de utilizatori:

La editarea utilizatorilor BOCP, avem opțiunea să alocam utilizatorul în una sau mai multe grupe de utilizatori cu drepturi speciale:

Grupa Recepționist

• creează fișe service pentru echipamente preluate
• generează și listează procese verbale de preluare service
• returnează echipamentele la clienți
• listează devizele de lucru
• generează bon vânzare pentru reparație și listează bon fiscal și/sau emite factura fiscală
• generează oferte de preț

Grupa Tehnician

• evaluază echipamentul pentru a identifica problema
• generează ofertă de preț (se poate dezactiva dreptul la cerere)
• introduce lucrări de efectuat (din nomenclator reparații)
• procesează reparația și introduce lucrările efectuate.
• poate adauga produse consumate sau a fi vândute
• poate selecta servicii predefinite a fi facturate la client

Procesul de lucru simplificat:

Acesta se aplică la varianta WorkManager Simplu

1. Intră clientul pe ușă si prezintă echipamentul și defecțiunea.
2. Se creează o fisă service pentru echipament cu datele clientului și datele de identificare a echipamentului – ID UNIC obligatoriu.(televizor, echipament, aparat electrocasnic sau alt tip). Recepționistul estimează costul reparației.
3. Se generează și se imprimă o fisă service care servește ca și proces verbal de preluare în service. Acesta conține datele clientului și identificatorii aparatului, termeni și condiții și alte texte personalizabile.
4. Fișa apare pe lista reparațiilor de făcut iar tehnicienii iau fișele la rând și repară fiecare.
5. Dacă apar întrebări, se marchează pe fișă și recepționistul este alertat să contacteze clientul.
6. Tehnicianul introduce mențiuni sau lucrările efectuate cât și costul acestora, se salvează automat cine și când a introdus lucrarea. În același timp se setează și statusul la fișă: în lucru, gata, întrebare sau alt status personalizabil.
7. Când este gata, sau nu se poate repara, recepționistul este alertat să anunțe clientul.
8. Dacă clientul sună, se poate identifica rapid și ușor aparatul și stadiul în care se afla.
9. La returnare se pot introduce mențiuni finale și se listează un proces verbal de predare/returnare, cu lucrările efectuate și costul.
10. Opțional se poate imprima bon fiscal sau genera factură fiscală din aplicație.
11. În cazul în care echipamentul revine, se face o fișă noua de service, dar se leagă de fișa echipamentului existent, astfel avem și un istoric de reparații și interventii.

Procesul de lucru complex:

Acesta se aplică la varianta WorkManager Plus, care include mai multe etape de prelucrare: stadiu de evaluare, ofertare, reparație și vânzare.

Comparat cu procedura de la varianta simplă se mai introduc următoarele etape:

1. La crearea fișei de service se alege tipul de echipament preluat, se pot predefini probleme des întâlnite dintre care se alege cu bife cele aplicabile, se pot predefini servicii care vor fi comandate și care vor apărea pe ofertă de preț și factura fiscală.
2. La fiecare tip de echipament se pot defini puncte de verificat (checklist pentru tehnicieni) și la fiecare punct de verificat se pot defini probleme potențiale cât și cauzele posibile.
3. Se predefinesc lucrări și reparații, fiecare cu un cost predefinit și preț vânzare
4. După crearea fișei de service se introduce o etapă de evaluare, aici un tehnician verifică aparatul și marchează conform checklist-ului predefinit ce probleme a identificat, ce piese trebuie înlocuite sau recondiționate și selectează lucrările care trebuie efectuate pentru a repara echipamentul.
5. Rezultatul etapei de evaluare este o ofertă ințială care conține problemele constatate, piesele care trebuie schimbate și serviciile care trebuie efectuate și totalizează costurile pentru client.
6. Clientul poate accepta oferta iar produsele se pot rezerva de pe stoc, se poate urmări ce este pe stoc și se poate plasa comandă pentru piesele care trebuie comandate. Aici se conectează modulul de comenzi furnizori, prin care se pot plasa comenzi către furnizor cu piesele necesare.
7. Stadiul de evaluare și ofertare este opțională.
8. După evaluare se trece la stadiul de reparație unde apar punctele de efectuat pe baza evaluării în formă de checklist.
9. La finalizarea reparației se generează o vânzare cu serviciile ofertate și se poate emite automat factura fiscală.

Tutorial Video creare fișă service: