Generare Vouchere de cumpărături

Aplicație: BOCP CloudGest; Modul: Comenzi și Vânzări

Introducere

Aplicația BOCP include o opțiune pentru a genera coduri unice de reduceri care pot fi oferite ca și vouchere de cumpărături pentru a fideliza clienții.

Vouchere pot fi generate manual sau în mod automat după mai multe criterii: valoare vânzări lunare sau per vânzare, care depășește o sumă minimă, clienți înregistrați prin website după o anumită perioadă.

Voucherele sunt limitate la client și nu pot fi utilizate de alți clienți. Codurile sunt unice și nu pot fi utilizate de mai multe ori.

Voucherul poate fi imprimat în formă de cod bare și poate fi scanat la vânzare, sau poate fi trimis prin email la client și poate fi utilizat la cumpărături pe website.

Configurare

Pentru a genera vouchere, trebuie sa definim câteva sabloane care contin parametri necesari pentru generarea codurilor unice:

definire voucher cumparaturi

Aici putem specifica o suma fixa sau procent discount, lungimea codului generat (maxim 32), valabilitatea codului generat și dacă intră în vigoare imediat sau doar luna următoare.

Lista șabloanelor ne dă o situație cu voucherele manuale și autogenerate:

lista-sabloane vouchere cumparaturi

Generare automată

Putem seta voucherul să fie generat automat:

  • dacă comenzile lunare depasesc un prag setat
  • pentru vanzari individuale avand o valoare minima specificata
  • pentru inscrieri pe website

Programul considera valoarea bonurilor de vânzare ca și suma de bază astfel sunt incluse vânzările cu bon fiscal și vânzările cu facturi fiscale, inclusiv comenzile de pe magazinul virtual.

Voucherele autogenerate vor fi trimise automat la client prin email, utilizând șablonul de email predefinit.

Generare manuală

generare voucher cumpărături

Pentru a genera un voucher, alegem șablonul și clientul, și se genereaza codul automat.

Voucherul poate fi trimis la client in format PDF sau imprimat imediat.

voucher cumparaturi trimis la client in pdf

Codul poate fi utilizat pe site (dacă există) sau în modulul de vânzări se poate scana codul de bare de pe voucher (sau introdus manual).

Voucherele generate sunt asociate cu clientul selectat și nu pot fi utilizate pentru alți clienți.

Programul va alerta dacă codul utilizat nu este valabil sau a fost deja utilizat.

La vânzări generale (cu bon fiscal) daca se scanează un voucher, se va autoselecta și clientul voucherului.

Utilizare coduri de reduceri pe Webshop

Codurile generate pot fi utilizate atât în program (pot fi scanate pe vânzare) sau introduse pe webshop în cart.

Clientul trebuie sa fie autentificat pe site pentru a putea adăuga vouchere deoarece se verifica id-ul clientului dacă corespunde cu voucherul generat (alți clienți nu pot utiliza voucherul).

Voucherul este verificat dacă este valabil și adăugat la comandă.

utilizare cod reducere in cos

Voucherele care oferă un discount cu valoare fixă, de exemplu 10 lei, vor fi adăugate ca un articol discount, și valoarea discountului se calculează în subtotalul cartului care este utilizat pentru alte discounturi procentuale. De exemplu daca un client comanda produse în valoare de 200 lei și utilizeaza un voucher de 10 lei, totalul comenzii va fi de 190 lei. Daca pentru comenzile peste 150 lei este setat un discount procentual de 10% atunci se va calcula un discount adițional de 15 lei după subtotal.

Voucherele care oferă un discount procentual vor suprascrie orice alt discount procentual și clientul va primi procentul conform codul de voucher.

Modulul se activează contra cost și nu este inclus în pachetul standard de gestiune stoc și vânzări.

 

Pentru a genera vouchere pentru inscriere pe site, la conditia de generare selectam “la inscriere pe site”.

Este recomandat sa fie bifata si optiune de a trimite automat prin email voucherele autogenerate, astfel clientul va primi codul automat dupa inscriere pe site.

 

Sistem de rezervare stocuri

Aplicație: BOCP CloudGest; Modul: Comenzi și Vânzări

Introducere

Aplicația BOCP CloudGest include o facilitate pentru a rezerva stocurile înainte de a fi vândute. Rapoartele de gestiune și valoarea stocului nu sunt afectate de cantitățile rezervate. Rezervările afectează stocul disponibil pentru vânzare. Rezervările se fac pentru o perioadă limitată și sunt eliberate automat după expirare. Se poate seta orice perioadă cu termen îndepărtat dacă se doreste rezervarea pe termen lung.

Pentru a urmări ușor stocul rezervat, rezervarea produselor este legată de un document de comandă. Astfel pentru a rezerva stocul la un produs, mai întâi se creează o ofertă/comandă și la finalizarea comenzii se pot rezerva produsele comandate pentru o anumită perioadă.

În prezent stocurile sunt rezervate pentru următoarele tipuri de documente:

  • ofertare și comenzi produse
  • necesar consum produse pentru fișele de service in Workmanager
  • comenzile plasate prin magazine virtuale conectare la BOCP (variantele noi)

Configurare

Pentru a defini numărul de zile pentru care se fac implicit rezervările, intrăm la modulul Gestiune Stoc -> Setări modul -> Rezervare și introducem numărul implicit de zile pentru care dorim să facem rezervările. Perioada pentru care se face o rezervare se poate modifica în momentul rezervării.

numar zile pentru rezervare stoc din gestiune

 

Rezervare stoc pentru vânzare

În primul pas emitem o Comandă pentru produse. La finalizarea comenzii vom avea opțiunea să închidem cu rezervare imediată, sau putem rezerva ulterior:

finalizare comanda cu rezervare stoc

Putem închide comanda fără să rezervăm stocul, ulterior putem reveni pe comandă și putem accesa rezervările cu butonul de Rezervare Stoc:rezervare stoc pentru comenzi produse

 

Acesta va deschide o fereastră cu lista produselor de pe comandă și rezervările existente:

administrare rezervari de stoc pentru document

Aici putem anula rezervările existente, sau rezerva necesarul pentru comanda și putem edita mențiunile și data de expirare a rezervării.

Cantitatea rezervată poate fi verificată pe Fișa de Magazie a produsului. Tot pe fisă avem un tab cu rezervările existente pentru acest produs:

rezervari pe fisa de magazie

Important de știut: sistemul permite rezervarea cantităților peste limita de stoc, astfel putem urmări unde avem nevoie de cantități adiționale și putem face o Comandă către Furnizor. În momentul în care vom recepționa produsul pe viitor, cantitatea va fi deja rezervată.

Vânzarea produselor

La emiterea facturilor sau a bonurilor de vânzare cantitățile rezervate vor fi incluse în stocul disponibil și nu vom putea vinde decât stocul disponibil. Mențiune: trebuie să fie activă opțiunea pentru a limita vânzările la stocul existent (la setări modul la Bonuri de Vânzare)

stoc limitat la vanzare

În cazul în care sistemul nu este setat la sistem FIFO, și vânzările se alocă manual pe loturi atunci se afișează stocul real la fiecare lot și, adițional, se afișează și cantitatea total rezervată sub fiecarelot:

selectare produse pentru consum

La selectarea cantității se ia în calcul faptul că, în exemplul de mai sus, cantitatea de 400 este rezervată și nu se permite selectarea unor cantități mai mari decât disponibilul. Pentru a ușura selectarea, se afișează maximul consumabil, care în acest caz este 299. (total pe stoc: 699, rezervat 400, disponibil pentru consum: 299)

Eliberarea cantităților rezervate

Având în vedere că la vânzare nu putem vinde direct cantitatea rezervată fără să eliberam manual, mai întâi, cantitatea rezervată, este mai utilă emiterea vânzării direct de pe comandă. Comanda de produs permite generarea unei proforme sau a unui bon de vânzare. La generarea bonului de vânzare se vor elibera automat cantitățile rezervate. În cazul în care emitem doar o proformă, produsele vor rămâne rezervate până în momentul în care proforma se transformă în vânzare.

Atenție: dacă se editează ulterior proforma și se șterg produse, la generarea vânzării se vor elibera doar acele produse care au fost pe proformă, restul produselor de pe comandă vor rămâne rezervate.

În modulul Workmanager service software, cantitățile rezervate pentru o lucrare se eliberează automat la consumarea necesarului.

Pentru comenzile plasate prin magazine virtuale, cantitățile rezervate pentru comandă se eliberează în momentul preluării comenzii în gestiune (generarea unui bon de vânzare)

În toate cazurile cantitățile rezervate se eliberează automat dacă exipă perioada de rezervare.

Rapoarte Vânzări

Introducere

Programul  oferă mai multe rapoarte și statistici despre situația și evoluția stocurilor și despre intrările și ieșirile înregistrate.

Funcționalitatea

Se pot genera următoarele rapoarte:

  • raport stoc furnizor, conține produsele care au fost recepționate de la un furnizor și stocul curent sau stocul de la o data calendaristica, cât și valoarea stocului, a vânzărilor și profitul realizat
  • raport intrări-ieșiri de pe stoc, conține lista și totalul intrărilor și ieșirilor dintr-o perioadă selectată
  • raport vânzări, oferă un raport zilnic cu valoarea vânzărilor pe zi și profitul realizat pe zi

Pe lângă rapoartele de mai sus se pot filtra:

  • lista produse care au o reducere aplicată
  • lista produse care sunt sub pragul predefinit de stoc minim (doua praguri de avertizare)
  • lista produse după categorii

Vânzare produse

Aplicație: BOCP Gestiune Stoc și Vânzări; Modul: Vânzări

Introducere

Modulul pentru vânzări produse oferă un formular simplu pentru a scoate produsele din gestiune și este unul dintre modulele principale ale programului.

Utilizare

Pentru a vinde un produs:

  1. se creează un bon de vânzare, la un client cunoscut sau necunoscut
  2. se adaugă produsele vândute pe bon, manual, sau se scanează codul de bare.
  3. se închide bonul
  4. pe baza bonului de vânzare se pot efectua următoarele acțiuni:
    • se poate imprima un Bon Fiscal, imprimante fiscale compatibile: Activa, Ativa Royal – conectivitate USB sau COM, care suportă opțiunea de imprimantă fiscală
    • se poate emite o factura proformă, pe baza careia, ulterior, se poate emite o factură fiscală.
    • se poate emite o factură fiscală de avans, ulterior se poate refactura automat stornarea de avans si facturare finală
    • se poate emite o factură fiscală finală cu chitanță sau cu o înregistrare de plată online
    • se poate vizualiza un aviz de însoțire a mărfii care opțional conține prețurile sau doar cantitățile produselor.

Lista bonurilor poate fi filtrată după client sau după perioadă, astfel se generează un raport vânzări.

Facturile pot fi emise și ulterior dacă clientul nu a cerut factură în momentul vânzării.

În cazul în care programul de Gestiune/Vânzări este conectat la un magazin virtual atunci bonurile de vânzare se emit automat, precompletate, pe baza comenzilor clienților din magazinul online (la preluarea comenzii de către operator).