WorkManager Service Software

Aplicație: BOCP ERP Modul: Workmanager Service Software

Introducere

BOCP Workmanager, este o aplicație online care permite urmărirea procesului de preluare echipamente, reparații, clienți, fișe service, istoric reparații.

Fiecare echipament va fi urmărit după o serie unică, iar în cazul în care nu are, atunci programul generează o serie care se poate imprima și lipi pe echipament. Se creează o fișă echipament, identificat după această serie unică și câte o fișă service pentru fiecare incident de reparație. Astfel dacă echipamentul revine de mai multe ori în service, se poate urmări istoricul reparațiilor.

Configurare

Prima dată definim utilizatorii (inițial 3 utilizatori dar se pot adăuga contra cost și utilizatori adiționali).

Tipuri de utilizatori:

La editarea (sau crearea) utilizatorilor BOCP, avem opțiunea să alocăm utilizatorul în una sau mai multe grupe de utilizatori cu drepturi speciale:

Grupa Recepționist

  • creează fișe service pentru echipamente preluate
  • generează și listează procese verbale de preluare service
  • returnează echipamentele la clienți
  • listează devizele de lucru
  • generează bon vânzare pentru reparație și listează bon fiscal și/sau emite factura fiscală
  • generează oferte de preț

Grupa Tehnician

  • evaluează echipamentul pentru a identifica problema
  • generează ofertă de preț (se poate dezactiva dreptul la cerere)
  • introduce lucrări de efectuat (din nomenclator reparații)
  • procesează reparația și introduce lucrările efectuate.
  • poate adăuga produse consumate sau a fi vândute
  • poate selecta servicii predefinite a fi facturate la client

Procesul de lucru :

Clientul prezintă echipamentul și defecțiunea.

Se creează o fisă service pentru echipament cu datele clientului și datele de identificare a echipamentului – ID UNIC obligatoriu.(televizor, echipament, aparat electrocasnic sau alt tip). Recepționistul poate estima costul reparației.

Cazul 1 – echipamentul nu a fost în service anterior (se creează o fișă nouă)

Cazul 2 – echipamentul a fost în service anterior

Apoi se generează și se imprimă fișa service care servește ca și proces verbal de preluare în service. Acesta conține datele clientului și identificatorii echipamentului, termeni și condiții și alte texte personalizabile.

Dacă produsul se află în perioada de garanție se bifează „Are garanție” și se completează data achiziției respectiv perioada garanției.

Dacă produsul revine în service fiind în perioada de garanție se va bifa „În garanție”

La variantele Workmanager Plus si Ultra la crearea fișei de service se alege tipul de echipament preluat unde pot fi predefinite probleme des întâlnite dintre care se alege cu bife cele aplicabile și se pot predefini servicii care vor fi comandate, și care vor apărea pe ofertă de preț și în factura fiscală.

„Tip echipament”, „Producător”, „Gama” sau opțiunile de la „Problemă” (la variantele Plus si Ultra) se pot personaliza din setări.

Fișa apare pe lista reparațiilor de făcut iar tehnicienii iau fișele la rând și repară fiecare echipament. Dacă apar întrebări, se marchează pe fișă, iar recepționistul este alertat să contacteze clientul.

La variantele Workmanager PLUS si ULTRA după crearea fișei de service există o etapă de evaluare în care un tehnician verifică aparatul și marchează ce probleme a identificat, ce piese trebuie înlocuite sau recondiționate și selectează lucrările care trebuie efectuate pentru a repara echipamentul.

Pentru a ușura această etapă se pot crea, în setări, checklist-uri cu defecțiuni predefinite și să se aleagă una sau mai multe defecțiuni din listă.

Rezultatul etapei de evaluare este o ofertă inițială care conține problemele constatate, piesele care trebuie schimbate și serviciile care trebuie efectuate și totalizează costurile pentru client.

Clientul poate accepta oferta iar in varianta ULTRA produsele se pot rezerva de pe stoc, se poate urmări ce este pe stoc și se poate plasa comandă pentru piesele care trebuie comandate. Aici se conectează modulul de comenzi furnizori, prin care se pot plasa comenzi către furnizor cu piesele necesare.

Stadiul de evaluare și ofertare este opțională.

În etapa de evaluare introducem constatările inițiale ți reparațiile de efectuat.

Pe baza evaluării trimitem oferta de preț clientului.

După evaluare se trece la stadiul de reparație unde apar punctele de efectuat pe baza evaluării în formă de checklist.

La varianta ULTRA tehnicienii pot avea piese de schimb in gestiune privata (proprie) si pot face cereri de transfer pentru piese de schimb din alte gestiuni sau depozit pe care le recepționează în gestiunea lor și pot să le adauge pe orice fișă la care lucrează.

Pe fișa de Preluare în service se listează automat un ID Fișă, prin care se poate identifica rapid și ușor echipamentul clientului, inclusiv stadiul în care se afla. Se poate afișa pe site un formular online unde clientul are posibilitatea da a-și verifica singur online starea echipamentului aflat in service introducând ID-ul si Codul de acces.

Acest formular se personalizează din setări după care se va genera un cod care se copiază pe o pagina de pe site-ul firmei de service.

În cazul în care, echipamentul revine, se face o fișă noua de service, dar se leagă de fișa echipamentului existent, astfel avem și un istoric de reparații și intervenții.

La fiecare tip de echipament se pot defini puncte de verificat (checklist pentru tehnicieni) și la fiecare punct de verificat se pot defini probleme potențiale cât și cauzele posibile.

La finalizarea reparației se generează o vânzare cu serviciile ofertate și se poate emite automat bon vânzare și factura fiscală. Tehnicianul poate introduce mențiuni pentru lucrările efectuate cât și costul acestora, se salvează automat cine și când a introdus lucrarea. În același timp se setează și statusul la fișă: în lucru, gata, întrebare sau alt status personalizabil din setări.

Când este gata (sau nu se poate repara) recepționistul este alertat să anunțe clientul.

La returnare se pot introduce mențiuni finale și se listează un proces verbal de predare/returnare, cu lucrările efectuate și costul acestora.