Notă de intrare/recepție marfă

Document care se intocmeste de catre comisia de receptie si de catre gestionar cu ocazia receptionarii marfurilor sosite la depozit. Documentul cuprinde date privind actele insotitoare, denumirea materialelor, a ambalajelor si a materialelor refolosibile din dezambalare, codul, cantitatile si valoarea marfurilor selectionate, procentul si valoarea rabatului comercial.

Serveste ca:

– document pentru receptia bunurilor aprovizionate;

– document justificativ pentru incarcare in gestiune;

– act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;

– document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul:

a) bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;

b) bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;

c) bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

d) bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;

e) bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;

f) marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA).

In cazurile mentionate mai sus, precum si pentru materialele nestocate a caror valoare se inregistreaza direct pe cheltuieli, receptia si incarcarea in gestiune se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

Se intocmeste in doua exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.

In cazul cand bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.

Datele de pe verso formularului nu se completeaza decat atunci cand se constata diferente la receptie.

Circula:

– la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele);

– la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind lichidarea diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a marfii);

– la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Vezi si Normele Metodologice 0/04 din 3 martie 1998 la Ordinul nr. 425 din 3 martie 1998 pentru aprobarea Normelor metodologice de intocmire si utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila, precum si a modelelor acestora.