Gestiuni private pentru utilizatori

Aplicație: BOCP Gestiune Stoc și Vânzări; Modul:  Gestiune Stoc

Introducere

Gestiunile private sunt practic puncte de lucru mai limitate care permit separarea stocurilor pentru fiecare utilizator.

Sistemul faciliteaza urmărirea pieselor de schimb sau a produselor în cazurile în care se dorește urmărirea pieselor sau stocului eliberat către un utilizator.

O gestiune privata permite utilizatorului:

• sa primeasca produse prin transfer
• sa tina evidenta stocurilor din gestiunea lui
• sa returneze produse catre gestiunea principala din punctul lui de lucru
• sa consume produsele din gestiunea lui

Configurare

Limita gestiunilor private se modifică la cerere si conform ofertei comerciale.

Pentru a activa o gestiune privată, se accesează meniul SISTEM -> Setari Cont-> Gestiuni private

Important de stiut:

In mod normal utilizatorii pot emite documente si pot face vanzari doar din punctul lor de lucru.

Daca se activeaza o gestiune privata pentru un utilizator, acesta se limiteaza doar la stoc. Documentele noi (de exemplu fise de service, tichete dispecerat) vor fi create in punctul de lucru unde este alocat utilizatorul, pentru a permite colaborarea mai multor utilizatori pe acel document din acelasi punct de lucru.

Gestiunea privata a fost conceputa pentru a tine stocul privat in cazul in care utilizatori primeste in custodie/folosinta piese/materiale ce vor fi folosite pentru reparatii/instalatii/stoc personal.

Cum se integreaza gestiunea privata cu WorkManager si fluxul de lucru:

• la consumare produse de pe fisa workmanager, acum apare buton de cerere produs din alta magazie daca produsul nu exista local
• pe fisa workmanager apare o lista cu transferuri pe baza cererilor de produse, astfel se poate intra mai rapid pe transfer pentru a receptiona produsele
• la crearea gestiunilor private, nu se genereaza local fisele de magazie, fisele se vor crea AUTOMAT in momentul in care:
  • se cere un produs prin cerere transfer
  • se initiaza un transfer din alta gestiune
• sunt limitate crearea documentelor: bon conversie, bon consum la gestiunea privata, daca utilizatorul are gestiune privata si este blocat la punctul lui de lucru
• la cereri transfer, utilizatorii pot crea cerere transfer doar catre gestiunea privata, daca au gestiune privata
• utilizatorii limitati la punct de lucru, care au gestiune privata, acum pot inita transfer (daca au acest drept) doar din gestiunea lor privata

Studiu de caz

Presupunem ca avem o firma care are doua puncte de service in doua localitati diferite: orasul A si orasul B. In ambele locatii are 5 tehnicieni care repara echipamentele preluate.

In acest caz in ERP se definesc doua puncte de lucru si 10 utilizatori, din care 5 se aloca la punctul A si 5 se aloca la punctul B.

Se doreste ca in fiecare punct de lucru sa se tina stocul pieselor de schimb, dar in acelasi timp sa se urmareasca care tehnician ce piese are la ei pentru a raspunde pentru piesele preluate.

Astfel cream 10 gestiuni private, cate una pentru fiecare tehnician.

Tehnicienii din punctul A vor vedea doar fisele de service create din punctul A, facturarea catre client se va face tot din punctul de lucru A.

In momentul in care un tehnician are nevoie de o piesa, face o cerere de transfer pentru piesa respectiva:

Depozitarul primeste o alerta cu cererea si onoreaza cererea, creeaza un transfer cu un click pe baza cererii cu produsele/piesele.

Tehnicianul le preia, tot cu un click, si apoi le consuma pentru a face reparatia. Daca nu consuma fiecare piesa, piesele raman pe stocul lui, unde se poate urmari ce s-a consumat pentru care lucrare si ce a ramas pe stoc.

Limitari:

Gestiunile private nu permit vanzarile directe catre clienti, acestea sunt concepute doar pentru a tine si urmari stocul personal.

Din punct de vedere contabil, fiecare gestiune trebuie contabilizat separat. Produsele transferate in gestiunea privata ies cu un bon de transfer din gestiunea principala si intra cu receptie in gestiunea privata.

Toate rapoartele de gestiune, situatia stocurilor sunt disponibile si pentru gestiuni private.

Gestiunile private nu se pot muta la alt utilizator, daca se sterge utilizatorul, se sterge si gestiunea privata, este recomandat sa se returneze stocul catre magazia principala inainte de inchiderea contului.

Gestiunile private se activeaza separat, contra cost, in functie de numarul gestiunilor private dorite (nu fiecare utilizator trebuie sa aiba gestiune privata, in mod normal doar tehnicienii)

Functionarea sistemului

In cazul in care un utilizator are o gestiune privata SI este blocat pe punctul lui de lucru (adica nu are drept de emitere documente din mai multe puncte de lucru):

• cererile de transfer vor fi blocate la destinatie catre gestiunea lui privata
• crearea fiselor, vanzarilor, facturilor, chitantelor, biletelor de interventii, procese verbale, contracte, clienti noi se va face in punctul de lucru la care este alocat utilizatorul
• consumul de piese, bonuri de productie, initiere transfer, cerere de transfer