Manual de Utilizare BOCPAplicație: BOCP Gestiune Stoc și Vânzări; Modul: Document management
Introducere
Modulul Document Management este utilizat în generarea rapidă a contractelor și a altor documente anexe pe baza unor șabloane predefinite.
Include și un Registru de corespondență pentru documentele care ies sau intră în firmă.
Configurare
Opțiunea Contracte se accesează de la Documente->Contracte
La tab-ul Config Categorii se pot seta categoriile și subcategoriile.
De exemplu sub categoria Contracte generale puteți seta subcategoriile Acte adiționale, Anexe etc.
La tab-ul Settings se pot defini următoarele:
- Seriile Contractelor și Anexelor
- Drepturile utilizatorilor
- Stadiile documentelor generate
- Personalizarea cheilor autocompletate
- Personalizarea documentelor generate prin încarcarea unei imagini în antet
La tab-ul Șabloane se pot adăuga și vizualiza șabloanele pentru generarea documentelor, utilizând cheile de autocompletare
Opțiunea Registratură se accesează de la Documente->Registratura
La tab-ul Setări modul se pot defini Serii Registru General și Serii Contracte și anexe , iar pentru a introduce un document în Registratura se utilizează tab-ul +Numar Nou
Funcționalități
Pentru a genera un contract sau orice alt document se apasă Contract Nou. Se selectează punctul de lucru din care se va genera documentul și clientul, apoi se selectează șablonul dorit și se va genera documentul.
Contractele si documentele pot fi trimise clientului prin email direct din aplicația BOCP, pot fi descărcate în format PDF sau pot fi imprimate utilizând opțiunile din pagina de vizualizare a documentului.
