Manual de Utilizare BOCPAplicație: BOCP CloudGest; Modul: Comenzi și Vânzări
Introducere
Aplicația BOCP CloudGest include o facilitate pentru a rezerva stocurile înainte de a fi vândute. Rapoartele de gestiune și valoarea stocului nu sunt afectate de cantitățile rezervate. Rezervările afectează stocul disponibil pentru vânzare. Rezervările se fac pentru o perioadă limitată și sunt eliberate automat după expirare. Se poate seta orice perioadă cu termen îndepărtat dacă se doreste rezervarea pe termen lung.
Pentru a urmări ușor stocul rezervat, rezervarea produselor este legată de un document de comandă. Astfel pentru a rezerva stocul la un produs, mai întâi se creează o ofertă/comandă și la finalizarea comenzii se pot rezerva produsele comandate pentru o anumită perioadă.
În prezent stocurile sunt rezervate pentru următoarele tipuri de documente:
- ofertare și comenzi produse
- necesar consum produse pentru fișele de service in Workmanager
- comenzile plasate prin magazine virtuale conectare la BOCP (variantele noi)
Configurare
Pentru a defini numărul de zile pentru care se fac implicit rezervările, intrăm la modulul Gestiune Stoc -> Setări modul -> Rezervare și introducem numărul implicit de zile pentru care dorim să facem rezervările. Perioada pentru care se face o rezervare se poate modifica în momentul rezervării.
Rezervare stoc pentru vânzare
În primul pas emitem o Comandă pentru produse. La finalizarea comenzii vom avea opțiunea să închidem cu rezervare imediată, sau putem rezerva ulterior:
Putem închide comanda fără să rezervăm stocul, ulterior putem reveni pe comandă și putem accesa rezervările cu butonul de Rezervare Stoc:
Acesta va deschide o fereastră cu lista produselor de pe comandă și rezervările existente:
Aici putem anula rezervările existente, sau rezerva necesarul pentru comanda și putem edita mențiunile și data de expirare a rezervării.
Cantitatea rezervată poate fi verificată pe Fișa de Magazie a produsului. Tot pe fisă avem un tab cu rezervările existente pentru acest produs:
Important de știut: sistemul permite rezervarea cantităților peste limita de stoc, astfel putem urmări unde avem nevoie de cantități adiționale și putem face o Comandă către Furnizor. În momentul în care vom recepționa produsul pe viitor, cantitatea va fi deja rezervată.
Vânzarea produselor
La emiterea facturilor sau a bonurilor de vânzare cantitățile rezervate vor fi incluse în stocul disponibil și nu vom putea vinde decât stocul disponibil. Mențiune: trebuie să fie activă opțiunea pentru a limita vânzările la stocul existent (la setări modul la Bonuri de Vânzare)
În cazul în care sistemul nu este setat la sistem FIFO, și vânzările se alocă manual pe loturi atunci se afișează stocul real la fiecare lot și, adițional, se afișează și cantitatea total rezervată sub fiecarelot:
La selectarea cantității se ia în calcul faptul că, în exemplul de mai sus, cantitatea de 400 este rezervată și nu se permite selectarea unor cantități mai mari decât disponibilul. Pentru a ușura selectarea, se afișează maximul consumabil, care în acest caz este 299. (total pe stoc: 699, rezervat 400, disponibil pentru consum: 299)
Eliberarea cantităților rezervate
Având în vedere că la vânzare nu putem vinde direct cantitatea rezervată fără să eliberam manual, mai întâi, cantitatea rezervată, este mai utilă emiterea vânzării direct de pe comandă. Comanda de produs permite generarea unei proforme sau a unui bon de vânzare. La generarea bonului de vânzare se vor elibera automat cantitățile rezervate. În cazul în care emitem doar o proformă, produsele vor rămâne rezervate până în momentul în care proforma se transformă în vânzare.
Atenție: dacă se editează ulterior proforma și se șterg produse, la generarea vânzării se vor elibera doar acele produse care au fost pe proformă, restul produselor de pe comandă vor rămâne rezervate.
În modulul Workmanager service software, cantitățile rezervate pentru o lucrare se eliberează automat la consumarea necesarului.
Pentru comenzile plasate prin magazine virtuale, cantitățile rezervate pentru comandă se eliberează în momentul preluării comenzii în gestiune (generarea unui bon de vânzare)
În toate cazurile cantitățile rezervate se eliberează automat dacă exipă perioada de rezervare.