Generare Vouchere de cumpărături

Aplicație: BOCP CloudGest; Modul: Comenzi și Vânzări

Introducere

Aplicația BOCP include o opțiune pentru a genera coduri unice de reduceri care pot fi oferite ca și vouchere de cumpărături pentru a fideliza clienții.

Vouchere pot fi generate manual sau în mod automat după mai multe criterii: valoare vânzări lunare sau per vânzare, care depășește o sumă minimă, clienți înregistrați prin website după o anumită perioadă.

Voucherele sunt limitate la client și nu pot fi utilizate de alți clienți. Codurile sunt unice și nu pot fi utilizate de mai multe ori.

Voucherul poate fi imprimat în formă de cod bare și poate fi scanat la vânzare, sau poate fi trimis prin email la client și poate fi utilizat la cumpărături pe website.

Configurare

Pentru a genera vouchere, trebuie sa definim câteva sabloane care contin parametri necesari pentru generarea codurilor unice:

definire voucher cumparaturi

Aici putem specifica o suma fixa sau procent discount, lungimea codului generat (maxim 32), valabilitatea codului generat și dacă intră în vigoare imediat sau doar luna următoare.

Lista șabloanelor ne dă o situație cu voucherele manuale și autogenerate:

lista-sabloane vouchere cumparaturi

Generare automată

Putem seta voucherul să fie generat automat:

  • dacă comenzile lunare depasesc un prag setat
  • pentru vanzari individuale avand o valoare minima specificata
  • pentru inscrieri pe website

Programul considera valoarea bonurilor de vânzare ca și suma de bază astfel sunt incluse vânzările cu bon fiscal și vânzările cu facturi fiscale, inclusiv comenzile de pe magazinul virtual.

Voucherele autogenerate vor fi trimise automat la client prin email, utilizând șablonul de email predefinit.

Generare manuală

generare voucher cumpărături

Pentru a genera un voucher, alegem șablonul și clientul, și se genereaza codul automat.

Voucherul poate fi trimis la client in format PDF sau imprimat imediat.

voucher cumparaturi trimis la client in pdf

Codul poate fi utilizat pe site (dacă există) sau în modulul de vânzări se poate scana codul de bare de pe voucher (sau introdus manual).

Voucherele generate sunt asociate cu clientul selectat și nu pot fi utilizate pentru alți clienți.

Programul va alerta dacă codul utilizat nu este valabil sau a fost deja utilizat.

La vânzări generale (cu bon fiscal) daca se scanează un voucher, se va autoselecta și clientul voucherului.

Utilizare coduri de reduceri pe Webshop

Codurile generate pot fi utilizate atât în program (pot fi scanate pe vânzare) sau introduse pe webshop în cart.

Clientul trebuie sa fie autentificat pe site pentru a putea adăuga vouchere deoarece se verifica id-ul clientului dacă corespunde cu voucherul generat (alți clienți nu pot utiliza voucherul).

Voucherul este verificat dacă este valabil și adăugat la comandă.

utilizare cod reducere in cos

Voucherele care oferă un discount cu valoare fixă, de exemplu 10 lei, vor fi adăugate ca un articol discount, și valoarea discountului se calculează în subtotalul cartului care este utilizat pentru alte discounturi procentuale. De exemplu daca un client comanda produse în valoare de 200 lei și utilizeaza un voucher de 10 lei, totalul comenzii va fi de 190 lei. Daca pentru comenzile peste 150 lei este setat un discount procentual de 10% atunci se va calcula un discount adițional de 15 lei după subtotal.

Voucherele care oferă un discount procentual vor suprascrie orice alt discount procentual și clientul va primi procentul conform codul de voucher.

Modulul se activează contra cost și nu este inclus în pachetul standard de gestiune stoc și vânzări.

 

Pentru a genera vouchere pentru inscriere pe site, la conditia de generare selectam “la inscriere pe site”.

Este recomandat sa fie bifata si optiune de a trimite automat prin email voucherele autogenerate, astfel clientul va primi codul automat dupa inscriere pe site.

 

Configurare serie, numar Facturier

Se intră în modulul de Vânzari->Facturi Fiscale->Configurare modul->Adaugare facturierConfig serie facturi

Pentru a emite o factura, trebuie mai întâi configurata o serie din care se vor emite facturile. Acelasi procedeu se utilizează și în cazul emiteri unei facturi proforme.

  • se introduc datele pentru facturierul care va fi folosit (seria, numerotarea, scadența, valuta, cota Tva)
  • la limitări se pot configura punctul de lucru unde va fi folosit facturierul și persoana care poate sa il utilizeze
  • la alte setări există opțiuni pentru ca facturierul să poate fie vizibil în contul partenerului, să apară în sold sau se poate adăuga o factură externă (emisă dintr-un alt program sau emis manual)

Se pot defini mai multe serii de facturier, iar la emiterea facturi se poate selecta de pe factura seria din care se va emite.

Notă

Este foarte important ca la emiterea facturilor să alegem punctul de lucru și seria corectă pentru factură

Emitere si stornare avansuri cu bon fiscal

Aplicație: BOCP CloudGest și BOCP CloudBill; Modul: Gestiune Stoc

Introducere

Mai jos prezentam procedura de incasare avansuri cu bon fiscal si stornarea acestora in BOCP CloudBill si CloudGest.

Teoria vanzarii cu avans

Avansurile sunt incasari temporare si nu se contabilizeaza ca si venituri realizate, si sunt contabilizate intr-un cont temporar, din acest motiv sunt tratate putin diferit decat vanzarile obisnuite.

Incasare avansuri

In practica incasam 100 lei avans pentru un produs care va fi livrat in cateva zile sau clientul doreste o rezervare. Avem doua optiuni:

  1. emitem o factura fiscala pe care trecem un serviciu “avans masa rotunda” 1 bucata 100 lei. Putem specifica “avans 10%” sau “avans 100 lei din 500”, factura apoi poate fi achitata prin banca sau bon fiscal
  2. cream doar un bon vanzare pe care trecem serviciul “avans masa rotunda”, 1 bucata, 100 lei si scoatem bonul fiscal in valoare de 100 lei.

Automatizare: la emiterea facturii putem selecta un produs si completam campul “avans” cu un procent. BOCP va emite factura de avans (doar serviciu) si va aparea un buton pe factura pentru a emite automat factura storno si vanzarea produsului de pe stoc in mod automat. Din pacate nu e la fel de simplu la bonuri fiscale din cauza legislatiei si limitarilor de bonuri fiscale storno.

Finalizarea vanzarii si stornarea avansului

Cele mai multe modele de case de marcat nu permit stornari (vanzari cu minus), acest lucru fiind posibil doar cu imprimanta fiscala. Vom prezenta aici o solutie alternativa:

  1. deoarece trebuie sa vindem produsul actual de pe stoc la pretul intreg, vom face o vanzare normala la produs si vom scoate un bon fiscal la suma intreaga.
  2. separat, se emite o factura fiscala catre client pe care trecem stornarea avansului “storno avans 100 lei”, cantitate: -1, pret: 100 lei si inchidem factura. vom avea o factura cu -100 lei si astfel datoram clientului 100 lei care platim clientului cu o dispozitie de plata sau prin ordin de plata. Daca clientul este persoana juridica, acesta poate emite chitanta pentru suma.

Cazul in care clientul plateste diferenta cu cardul:

  1. emitem bonul de vanzare la fel, continand produsul la pret intreg, dar inainte sa inchidem bonul, introducem suma platita cu cardul sa fie exact diferenta ramasa
  2. va iesi un bon fiscal cu plati combinate, de exemplu 100 lei cash si 400 lei card si procesam plata cu cardul 400 lei in POS.
  3. emitem separat factura fiscala cu storno avans -100 lei si restituim banii cu dispozitie de plata, care practic se compenseaza cu incasarea cash de 100 lei si suntem pe 0.

Alternativ putem incasa de la client 500 de lei si viram in contul lui 100 lei pe baza facturii storno.

Rugam clientii sa verifice procedura cu legistlatia curenta si cu contabilul.

Sistem de rezervare stocuri

Aplicație: BOCP CloudGest; Modul: Comenzi și Vânzări

Introducere

Aplicația BOCP CloudGest include o facilitate pentru a rezerva stocurile înainte de a fi vândute. Rapoartele de gestiune și valoarea stocului nu sunt afectate de cantitățile rezervate. Rezervările afectează stocul disponibil pentru vânzare. Rezervările se fac pentru o perioadă limitată și sunt eliberate automat după expirare. Se poate seta orice perioadă cu termen îndepărtat dacă se doreste rezervarea pe termen lung.

Pentru a urmări ușor stocul rezervat, rezervarea produselor este legată de un document de comandă. Astfel pentru a rezerva stocul la un produs, mai întâi se creează o ofertă/comandă și la finalizarea comenzii se pot rezerva produsele comandate pentru o anumită perioadă.

În prezent stocurile sunt rezervate pentru următoarele tipuri de documente:

  • ofertare și comenzi produse
  • necesar consum produse pentru fișele de service in Workmanager
  • comenzile plasate prin magazine virtuale conectare la BOCP (variantele noi)

Configurare

Pentru a defini numărul de zile pentru care se fac implicit rezervările, intrăm la modulul Gestiune Stoc -> Setări modul -> Rezervare și introducem numărul implicit de zile pentru care dorim să facem rezervările. Perioada pentru care se face o rezervare se poate modifica în momentul rezervării.

numar zile pentru rezervare stoc din gestiune

 

Rezervare stoc pentru vânzare

În primul pas emitem o Comandă pentru produse. La finalizarea comenzii vom avea opțiunea să închidem cu rezervare imediată, sau putem rezerva ulterior:

finalizare comanda cu rezervare stoc

Putem închide comanda fără să rezervăm stocul, ulterior putem reveni pe comandă și putem accesa rezervările cu butonul de Rezervare Stoc:rezervare stoc pentru comenzi produse

 

Acesta va deschide o fereastră cu lista produselor de pe comandă și rezervările existente:

administrare rezervari de stoc pentru document

Aici putem anula rezervările existente, sau rezerva necesarul pentru comanda și putem edita mențiunile și data de expirare a rezervării.

Cantitatea rezervată poate fi verificată pe Fișa de Magazie a produsului. Tot pe fisă avem un tab cu rezervările existente pentru acest produs:

rezervari pe fisa de magazie

Important de știut: sistemul permite rezervarea cantităților peste limita de stoc, astfel putem urmări unde avem nevoie de cantități adiționale și putem face o Comandă către Furnizor. În momentul în care vom recepționa produsul pe viitor, cantitatea va fi deja rezervată.

Vânzarea produselor

La emiterea facturilor sau a bonurilor de vânzare cantitățile rezervate vor fi incluse în stocul disponibil și nu vom putea vinde decât stocul disponibil. Mențiune: trebuie să fie activă opțiunea pentru a limita vânzările la stocul existent (la setări modul la Bonuri de Vânzare)

stoc limitat la vanzare

În cazul în care sistemul nu este setat la sistem FIFO, și vânzările se alocă manual pe loturi atunci se afișează stocul real la fiecare lot și, adițional, se afișează și cantitatea total rezervată sub fiecarelot:

selectare produse pentru consum

La selectarea cantității se ia în calcul faptul că, în exemplul de mai sus, cantitatea de 400 este rezervată și nu se permite selectarea unor cantități mai mari decât disponibilul. Pentru a ușura selectarea, se afișează maximul consumabil, care în acest caz este 299. (total pe stoc: 699, rezervat 400, disponibil pentru consum: 299)

Eliberarea cantităților rezervate

Având în vedere că la vânzare nu putem vinde direct cantitatea rezervată fără să eliberam manual, mai întâi, cantitatea rezervată, este mai utilă emiterea vânzării direct de pe comandă. Comanda de produs permite generarea unei proforme sau a unui bon de vânzare. La generarea bonului de vânzare se vor elibera automat cantitățile rezervate. În cazul în care emitem doar o proformă, produsele vor rămâne rezervate până în momentul în care proforma se transformă în vânzare.

Atenție: dacă se editează ulterior proforma și se șterg produse, la generarea vânzării se vor elibera doar acele produse care au fost pe proformă, restul produselor de pe comandă vor rămâne rezervate.

În modulul Workmanager service software, cantitățile rezervate pentru o lucrare se eliberează automat la consumarea necesarului.

Pentru comenzile plasate prin magazine virtuale, cantitățile rezervate pentru comandă se eliberează în momentul preluării comenzii în gestiune (generarea unui bon de vânzare)

În toate cazurile cantitățile rezervate se eliberează automat dacă exipă perioada de rezervare.

Discount dupa producator

Aplicație: BOCP CloudGest, BOCP CloudBill și BOCP WebShop; Modul: Discounturi

Introducere

BOCP permite definirea discounturilor pentru un anumit producător pentru o anumită grupă de clienți, de obicei parteneri sau distribuitori sau clienți în general.

Configurare

Discountul după producător este legat de grupele de clienți, astfel se definește la Agenda Contacte -> Setări Modul -> Grupe Clienți

  1. se definesc una sau mai multe grupe de clienți
  2. se dă click pe Discounturi și se definește una sau mai multe discounturi
  3. discounturile sunt legate de un anumit producător si se vor aplica la produsele de la acel producător
  4. se pot programa discounturi în viitor prin setarea câmpului ”Valabil de la” și se poate seta expirarea automata a unui discount prin setarea câmpului ”Valabil pâna la”, inclusiv ziua definită.

producator discount

 

Instructiuni de utilizare

După definirea discounturilor, clienții care fac parte din grupa selectată vor primi acel discount în momentul în care se loghează pe site.

În momentul publicării acestui tutorial, discounturile dupa producător nu au fost încă implementate să fie aplicate și în cursul vânzărilor sau facturării direct din BOCP.

 

Configurare si trimitere confirmare de plata pentru incasari

Aplicație: BOCP CloudGest și BOCP CloudBill; Modul: Gestiune Stoc

Introducere

Sunt doua tipuri de confirmari de plata trimise:

  1. confirmare incasare pentru o singura factura
  2. confirmare incasare pentru o plata alocata la mai multe facturi

Configurare

Modulul nu necesita configurari speciale. Sabloanele trimise prin email se pot edita la Facturi Fiscale -> setari modul:

configurare sablon confirmare plata prin email

Instructiuni de utilizare

In momentul in care introducem o incasare manuala pe o factura fiscala, dupa salvarea incasarii, apare automat formularul de trimitere email confirmare plata.

Formularul permite editarea textului daca se doreste si se trimite cu un click catre client. Daca nu se doreste transmiterea, se inchide popup-ul:

mail confirmare plata

In cazul in care s-au achitat mai multe facturi emise, se va autoselecta sablonul pentru mai multe facturi. Acesta include o lista a facturilor afectate:

mail multi confirm

 

Daca se doreste retrimiterea unei confirmari, acest lucru este posibil de pe iconita cu email la sectiunea incasari:

retrimite confirmare de plata.

 

 

Modul retur marfă de la clienți

Aplicație: BOCP CloudGest și BOCP eCommerce; Modul: Retur Clienți

Introducere

In prezent acest modul permite plasarea cererilor de retur de catre clienti din contul lor de pe site.

Concepte de bază

Se pot returna doar produse care au fost facturate. Comenzile care sunt nepreluate și nefacturate nu vor apărea la client ca și returnabile.

BOCP permite returnarea produselor prin mai multe canale:

  1. direct din modulul de retur: utilizatorul face cererea de retur având clientul în față în magazin
  2. partenerii care au cont B2B au un modul special pentru retur marfă, aici pot selecta produsul și seria dorită și să facă o cerere de retur
  3. clienții care au plasat o comandă prin webshop văd istoricul cumpărăturilor în contul lor și pot îniția de acolo o cerere de retur în garanție
  4. se poate plasa un formular independent pe un site, care va fi completat de client pentru a returna un produs (acesta nu va permite selectarea produsului de pe o lista, ci pe baza unei facturi)

Proces Retur Marfa vanduta in BOCP

Procesul de lucru:

  1. clientul sau utilizatorul completează cererea de retur
  2. admin-ul este notificat (adresele de email notificate se configurează în modul)
  3. cererea se preia și se setează un status automat (se pot crea alerte automatizate care se trimit la client prin email sau sms în mod automat când cererea intră în statusul specificat)
  4. dacă nu avem încă produsul în service, se poate genera un AWB pickup pentru a trimite curierul (doar UrgentCargus are opțiune prin API) la client pentru a ridica produsul, putem alege la costul nostru sau al clientului
  5. în momentul în care primim produsul, se setează marfă primită la cerere
  6. alegem una dintre opțiunile de soluționare:
    • refuz reparație, specificând motivul, și returnare produs la client (putem genera AWB trimitere)
    • stornare produs (cu factura fiscală cu minus) și returnare bani sau înlocuire cu alt produs sau produs similar
    • preluare în service reparație (necesită modulul Workmanager Service)

 

Configurare

Motive pentru retur

Modulul permite definirea motivelor de retur și personalizarea statusurilor pentru cereri. Aceste setări se pot configura doar de către administratorul contului în modulul de retur, la setări modul:admin3configmotive

Pentru fiecare motiv de returnare se poate defini perioada, în luni sau zile, pentru care să fie disponibilă. Dacă nu există motiv valabil pentru un produs selectat, clientul nu îl va putea returna (de exemplu după 60 de zile, conform cazului din poză). Pentru comenzile de cel puțin 10 zile doar prima opțiune va fi disponibilă.

Statusuri

Putem defini statusuri personalizate. Adițional, la setări modul, putem seta acțiunile de procesare să seteze automat un anumit status.

Notificări și alerte

Putem seta una sau mai multe adrese de email care să fie notificate când vine o cerere nouă

Putem configura alerte prin email sau SMS care să fie trimise automat la client la un anumit status, astfel putem notifica automat clientul la preluare, primire marfă, soluționare.

Cereri de retur de pe website

Clientul are o sectiune în contul lui unde poate vizualiza produsele achiziționate:cerere1

Clientul alege produsul pe care dorește să il retuneze și completează cererea de retur:cerere2formular

cerere2formularsubmitted

Cererile trimise pot fi urmărite de client, tot în contul de pe website:cerere3urmarirestatus

 

Clientul va trebui contactat pentru a confirma acceptarea cererii și comunicate detaliile pentru retur.

Textele de pe site sunt articole definite în panoul de administrare a site-ului și se pot edita.

 

Preluarea și administrarea cererilor de retur

În panoul de administrare, modulul Retur Client, vedem lista cererilor:

admin1lista

Aici putem intra pe fiecare cerere în parte și seta statusul de procesare și mențiuni interne:

admin2view

 

Validare CIF la parteneri externi din Uniunea Europeană

Aplicație: BOCP Facturier Online; Modul: Agendă contacte

Introducere

Agenda contacte conține toate datele clienților și a partenerilor de afaceri.

Pentru clienții din Uniunea Europeană este necesarea validarea CIF-ului pe portalul ec.europa.eu. Click aici pentru validarea manuala a CUI-ului pe portalul European.

Configurare modul

Acest modul nu necesită configurare

Utlizare și prezentare funționalitate

BOCP va valida automat orice cui la accesarea profilului clientului sau la selectarea clientului pentru o vânzare/factură.

CIF-urile care încep cu RO nu vor fi validate și vor rămâne în starea inițială, nedefinită.

CIF-urile care nu țin de tări membre Uniunii Europene vor fi marcate “Nu este membru UE” și nu va fi validat.

CIF-urile care țin de o țară membră vor fi validate automat și dacă sunt valabile, vor fi marcate cu o bifă verde sau cu roșu dacă nu sunt înregistrate în registrul European.

La vizualizarea în agendă vom vedea o iconiță care ne informează despre stadiul validării:

stadiul validarii CIF in VIES EU

Dacă dăm click pe iconiță vedem un istoric al validărilor și putem seta manual statusul sau revalida prin API:

Pentru clienții care dețin un CIF valabil și validat, emiterea facturilor se face cu TVA 0.

Factură fiscală

Aplicație: BOCP CloudBill; Modul: Facturi Fiscale

Introducere

Programul de Facturare Online poate fi utilizat independent pentru a emite facturi fiscale de oriunde și oricând sau poate fi utilizat cu mai multe module de gestiune / vânzări sau magazin virtual pentru a automatiza procesul de vânzări.

Configurare

La setările modulului se pot configura seriile, punctul de lucru, utilizator, scadența, valuta, TVA.

Extraopțiuni

Factura Fiscală se poate imprima, descărca prin PDF sau trimite prin e-mail direct din program.

Pe fiecare factură fiscală se pot introduce încasările sau rambursarile, iar programul de facturare online va generea automat lista facturilor și statusul plaților, impreună cu restanțele.

Se pot trimite alerte personalizate pentru clienți care au facturi neachitate.

Facturile fiscale pot fi pe mai multe pagini, în aceste cazuri datele furnizorului și clientului apar pe fiecare pagină la facturi.

 

Rapoarte Vânzări

Introducere

Programul  oferă mai multe rapoarte și statistici despre situația și evoluția stocurilor și despre intrările și ieșirile înregistrate.

Funcționalitatea

Se pot genera următoarele rapoarte:

  • raport stoc furnizor, conține produsele care au fost recepționate de la un furnizor și stocul curent sau stocul de la o data calendaristica, cât și valoarea stocului, a vânzărilor și profitul realizat
  • raport intrări-ieșiri de pe stoc, conține lista și totalul intrărilor și ieșirilor dintr-o perioadă selectată
  • raport vânzări, oferă un raport zilnic cu valoarea vânzărilor pe zi și profitul realizat pe zi

Pe lângă rapoartele de mai sus se pot filtra:

  • lista produse care au o reducere aplicată
  • lista produse care sunt sub pragul predefinit de stoc minim (doua praguri de avertizare)
  • lista produse după categorii