Exportare Date catre Saga C | Manual de Utilizare BOCP

Aplicație: BOCP ERP; Modul: Export Date

Introducere

BOCP permite exportarea catre SAGA Contabilitate a urmatoarelor date:

Furnizori
Clienti
Articole (inca neimplementat)
Articole contablile (tabel gol)
Intrari (Receptii facturi)
Iesiri (Facturi Fiscale)
Bonuri de consum (inca neimplementat)
Procese verbale de dare in folosinta (tabel gol — nu exista in BOCP)

Procedura de export/import catre Saga C

Se acceseaza modulul Rapoarte -> Export Date -> Catre Saga

Selectam perioada dorita, si descarcam o arhiva cu fisierele dbf:

Extragem fisierele din arhiva descarcate intr-un folder pentru Saga, de exemplu c:\saga\date_pentru_import:

Intram in Saga C si inainte de orice miscare facem un BACKUP la baza de date

Accesam din meniu sectiunea de import date:

Atentie: inainte sa facem importul, inchidem toate ferestrele deschise (explorer, browser si zip), daca nu, in anumite cazuri primim eroarea “Requires exclusive access” la fisier si importul se opreste.

Alegem optiunea: Import date din fisiere generate din “Export Date” sau “Iesiri” si acolo selectam folderul unde am pus fisierele exportate din BOCP:

Inainte sa importam, previzualizam datele si verificam sa fie in ordine:

Recomandam verificarea manuala a datelor in cazul in care sunt probleme.

Pentru orice eroare sau problema va rugam sa deschideti un bilet de suport in aplicatie.

Specificatii export conform documentatie SAGA:

Mai jos este un citat din programul Saga, aceasta documentatie sta la baza exportului din BOCP:

(documentul poate fi accesat in cadrul sectiunii HELP din aplicatie sau pe internet: https://www.scribd.com/document/340186035/227630597-Manual-Saga)

Import date

Ecranul este util pentru importul de date dintr-o alta baza de date operata in SAGA sau din alte aplicatii (daca aceastea au posibilitatea sa genereze fisiere conform specificatiilor de mai jos). De regula, importul este folosit în cazul în care programul este utilizat la puncte de lucru ale societăţii, unde se întocmeşte evidenţa primară, iar datele introduse la acestea se doresc a fi importate la sediul societăţii.

In pagina “Import date din arhiva generata de SAGA” se pot aduce datele dintr-o arhiva generata cu ecranul “Intretinere BD”, dintr-o alta locatie.

Pentru adaugarea unui import, trebuie aleasa arhiva din care se efectueaza acesta si completat intervalul calendaristic care se importa. Din tabelul situat in partea dreapta se pot selecta documentele in cazul in care importul se efectueaza selectiv. Totusi, programul va selecta automat toate tabelele aflate in corelatie cu cele alese de utilizator.

Apasarea butonului “Validez” va efectua importul propriuzis. In prealabil, programul va efectua o salvare a bazei de date existente.

Reguli pentru efectuare in conditii optime a importului din arhiva:

1. Evitati sa folositi butonul “Devalidez“. Acesta anuleaza importul, dar, in anumite situatii pot ramane documente nesterse.

2. Daca importati de doua ori aceeasi perioada, documentele se vor dubla (programul nu produce nicio avertizare).

3. Listele cu tipurile de articole, gestiuni, agenti, grupe articole contabile, grupe de firnizori, clienti, articole se importa exclusiv in functie de codul intern. De aceea, in toate locatiile implicate in transferul de date trebuie sa fie realizata aceeasi configuratie de coduri sau sa nu existe suprapuneri (la acelasi cod – inregistrari diferite).

4. Listele de furnizori si clienti sunt importate in functie de codul fiscal. Daca un cod fiscal exista in baza de date, tertul nu se mai importa. Daca la acelasi cod intern apar coduri fiscale diferite, tertul se recodifica automata (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).

5. Lista de articole se importa in functie de codul intern si denumire. Daca la acelasi cod denumirile difera, articolul va fi recodificat (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).

6. Lista de salariati se importa in functie de CNP. Daca la acelasi cod difera CNP-ul salariatul va fi recodificat (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).

7. Este recomandat sa se foloseasca optiunea “Indice de filiala“, situata in ecranul “Configurare societati”, pagina “Setari diverse”, pentru fiecare locatie din care se aduc datele. Aceasta optiune permite organizare mai eficienta a nomenclatoarelor, diferentiând codurile prin completarea unui indice înaintea acestora.

8. In cazul in care apare o eroare la validarea importului, trebuie restaurata arhiva efectuata automat, din ecranul “Intretinere BD”, pagina “Restaurare”.

9. La filiala nu trebuie sa fie efectuata nicio inchidere intermediara din ecranul “Inchidere luna”, pentru luna la care se refera operatia. Inchiderea se va efectua la locul unde se realizeaza importul.

In pagina “Import date din fisiere generate din ‘Export date’ sau ‘Iesiri’ – facturi XML’” se pot aduce datele din fisiere generate de la “Export date”, facturi si comenzi în format XML generate din SAGA sau din alte aplicatii.

Mod de operare

Alegeţi calea în care sunt situate fişierele de importat.

Dacă le-aţi arhivat, trebuie să le dezarhivaţi, programul căutând fişiere cu numele descris anterior.

Tabelul afişat va fi populat cu informaţii despre datele ce se pot importa îndată ce programul găseşte fişierele destinate importului în locaţia aleasă de utilizator.

Pentru a importa efectiv datele, apăsaţi butonul Import.

În cazul intrărilor şi ieşirilor datele importate nu sunt validate. Pentru validarea automată a acestora apăsaţi butonul Validare situat lângă butonul de import. În acest caz, odată cu validarea se vor genera şi articolele contabile aferente intrărilor sau ieşirilor importate.

Dacă aţi exportat articole contabile integral cele referitoare la intrări şi ieşiri se vor dubla. Pentru a evita o astfel de situaţie, după cum am arătat la descrierea operaţiunii de export, în cazul în care se doreşte importul intrărilor şi a ieşirilor, articolele contabile trebuiesc exportate/importate fără articolele referitoare la intrări/ieşiri.

Orice import de documente se poate anula. Pentru anularea importului datelor despre intrări şi ieşiri validate grupat după import, trebuie ca acestea să fie devalidate în prealabil în ecranele de intrări sau ieşiri.

Nomenclatoarele se importa exclusiv in functie de codul intern. De aceea, in toate locatiile implicate in transferul de date trebuie sa fie realizata aceeasi configuratie de coduri sau sa nu existe suprapuneri (la acelasi cod – inregistrari diferite).

Corelatiile dintre facturi si plati/incasari nu se pot importa prin aceasta metoda, deci este necesar sa fie refacuta din ecranul “Situatie furnizori/clienti” butonul “Reglare avansuri/stornari”.

Facturile in format XML se vor importa în “Intrari” când codul fiscal al firmei se regaseste la eticheta ClientCIF din XML si in “Iesiri” când se gaseste le eticheta FurnizorCIF. Articole se vor putea identifica dupa codul de bare sau codul propriu daca acestea se regasesc in XML. Altfel, liniile vor fi introduse pe tip “Nedefinit”. Gestiunea completata va fi cea implicita.

Inainte de import, efectuati o salvare a bazei de date.

Structuri ale tabelelor pentru transfer (sectiune pentru cazul in care se implementeaza transferul din alte aplicatii)

Furnizori

Nr. crt.	Nume câmp	Tip	Mărime câmp	Descriere
1.	COD	Character	5	Cod furnizor
2.	DENUMIRE	Character	48	Denumire furnizor
3.	COD_FISCAL	Character	13	Cod Fiscal, furnizor
4.	ANALITIC	Character	16	Cont analitic
5.	ZS	Numeric	3	Zile Scadenţă (optional)
6.	ADRESA	Character	48	Adresa (optional)
7.	BANCA	Character	48	Banca (optional)
8.	CONT_BANCA	Character	36	Contul bancar (optional)
9.	FILIALA	Character	36	Filiala Banca (optional)
10.	GRUPA	Character	16	Grupa de furnizor (optional)
11.	AGENT	Character	4	Cod agent (optional)
12.	DEN_AGENT	Character	36	Nume agent (optional)
13.	TIP_TERT	Character	1	I pt. intracomunitar, E pt. extracomunitari
14.	TARA	Character	2	Codul de tara (RO)
15.	TEL	Character	20	Numar telefon (optional)
16.	EMAIL	Character	100	Email (optional)
17.	IS_TVA	Numeric	1	1, dacă este platitor de TVA

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Furnizori_<data-început>_<data-sfârşit>.dbf

Clienţi

Nr. crt.	Nume câmp	Tip	Mărime câmp	Descriere
1.	COD	Character	5	Cod client
2.	DENUMIRE	Character	48	Denumire furnizor
3.	COD_FISCAL	Character	16	Cod Fiscal, client
4.	REG_COM	Character	16	Nr.înregistrare la Registrul Comerţului
5.	ANALITIC	Character	16	Cont analitic
6.	ZS	Numeric	3	Zile Scadenţă (optional)
7.	DISCOUNT	Numeric	5,2	Procent de discount acordat (optional)
8.	ADRESA	Character	48	Adresa (optional)
9.	JUDET	Character	36	Judeţ (optional)
10.	BANCA	Character	36	Banca (optional)
11.	CONT_BANCA	Character	36	Contul bancar (optional)
12.	DELEGAT	Character	36	Numele şi prenumele delegatului (optional)
13.	BI_SERIE	Character	2	Seria actului de identitate a delegatului (op.)
14.	BI_NUMAR	Character	8	Număr act identitate, a delegatului (optional)
15.	BI_POL	Character	16	Eliberat de… (optional)
16.	MASINA	Character	16	Număr maşină delegat (optional)
17.	INF_SUPL	Character	100	Informaltii care apar pe factura (optional)
18.	AGENT	Character	4	Cod agent (optional)
19.	DEN_AGENT	Character	36	Nume agent (optional)
20.	GRUPA	Character	16	Grupa de client (optional)
21.	TIP_TERT	Character	1	I pt. intracomunitar, E pt. extracomunitari
22.	TARA	Character	2	Codul de tara (RO)
23.	TEL	Character	20	Numar telefon (optional)
24.	EMAIL	Character	100	Email (optional)
25.	IS_TVA	Numeric	1	1, dacă este platitor de TVA

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Clienti_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf

Articole

Nr. crt.	Nume câmp	Tip	Mărime câmp	Descriere
1.	COD	Character	16	Cod articol
2.	DENUMIRE	Character	60	Denumire articol
3.	UM	Character	5	Unitate de masura
4.	TVA	Numeric	5,2	Procent TVA articol
5.	TIP*	Character	2	Cod tip
6.	DEN_TIP	Character	36	Denumire tip
7.	PRET_VANZ	Numeric	15,4	Pret de vanzare fara TVA (optional)
8.	PRET_V_TVA	Numeric	15,4	Pret de vanzare cu TVA (optional)
9.	COD_BARE	Character	16	Cod de bare (optional)
10.	CANT_MIN	Numeric	14,3	Stoc minim (optional)
11.	GRUPA	Character	16	Grupa de articol (optional)

* Tipul se preia confom configuratie din ecranul “Tipuri de articole”. De regula, pentru “Marfuri” tipul este “01”.

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Articole_<data-început>_<data-sfârşit>.dbf

Articole contabile

Nr. crt.	Nume câmp	Tip	Mărime câmp	Descriere
1.	NDP	Character	10	Număr articol contabil
2.	CONT_D	Character	20	Contul debitor
3.	CONT_C	Character	20	Contul creditor
4.	SUMA	Numeric	15,2	Suma înregistrată cu articolul contabil
5.	CURS	Numeric	15,4	Curs valutar (optional)
6.	SUMA_VAL	Numeric	14,2	Suma în valută (optional)
7.	DATA	Date	–	Data articolului contabil
8.	EXPLICATIE	Character	48	Explicaţie, articol contabil
9.	GRUPA	Character	16	Grupa asociată (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: NC_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf

Intrări

Nr. crt.	Nume câmp	Tip	Mărime câmp	Descriere
1.	NR_NIR	Numeric	7	Număr NIR
2.	NR_INTRARE	Character	16	Numărul documentului de intrare
3.	GESTIUNE	Character	4	Cod gestiune (optional)
4.	DEN_GEST	Character	36	Denumirea gestiunii (optional)
5.	COD	Character	5	Cod furnizor
6.	DATA	Date	–	Data documentului de intrare (a facturii)
7.	SCADENT	Date	–	Data scadenţei
8.	TIP	Character	1	“A” – pentru aviz, “T” – taxare inversă…
9.	TVAI	Numeric	1	1 pentru TVA la incasare
10.	COD_ART	Character	16	Cod articol (optional)
11.	DEN_ART	Character	60	Denumire articol
12.	UM	Character	5	Unitatea de măsură pt.articol (optional)
13.	CANTITATE	Numeric	14,3	Cantitate
14.	DEN_TIP	Character	36	Denumirea tipului de articol (optional)
15.	TVA_ART	Numeric	2	Procentul de TVA
16.	VALOARE	Numeric	15,2	Valoarea totală, fără TVA
17.	TVA	Numeric	15,2	TVA total
18.	CONT	Character	20	Contul corespondent
19.	PRET_VANZ	Numeric	15,2	Preţul de vânzare, (optional)
20.	GRUPA	Character	16	Cod de grupa de articol contabil (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: IN_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf

Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din factură.

Ieşiri

Nr. crt.	Nume câmp	Tip	Mărime câmp	Descriere
1.	NR_IESIRE	Character	16	Numărul documentului de ieşire, bon
2.	COD	Character	5	Cod client
3.	DATA	Date	–	Data documentului de ieşire
4.	SCADENT	Date	–	Data scadenţei
5.	TIP	Character	1	“A” – pentru aviz, “T” – taxare inversă…
6.	TVAI	Numeric	1	1 pentru TVA la incasare
7.	GESTIUNE	Character	4	Cod gestiune (optional)
8.	DEN_GEST	Character	36	Denumirea gestiunii (optional)
9.	COD_ART	Character	16	Cod articol
10.	DEN_ART	Character	60	Denumire articol
11.	UM	Character	5	Unitatea de măsură pt.articol
12.	CANTITATE	Numeric	14,3	Cantitate
13.	DEN_TIP	Character	36	Denumirea tipului de articol (optional)
14.	TVA_ART	Numeric	2	Procentul de TVA
15.	VALOARE	Numeric	15,2	Valoarea totală, fără TVA
16.	TVA	Numeric	15,2	TVA total
17.	CONT	Character	20	Contul corespondent
18.	PRET_VANZ	Numeric	15,2	Preţul de vânzare
19.	GRUPA	Character	16	Cod de grupa de articol contabil (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: IE_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din factură.

Bonuri de consum

Nr. crt.	Nume câmp	Tip	Mărime câmp	Descriere
1.	NR	Character	10	Numărul documentului de ieşire, bon
2.	DATA	Date	–	Data documentului de ieşire
3.	GESTIUNE	Character	4	Cod gestiune (optional)
4.	DEN_GEST	Character	36	Denumirea gestiunii (optional)
5.	COD	Character	16	Cod articol
6.	DENUMIRE	Character	60	Denumire articol
7.	UM	Character	5	Unitatea de măsură pt.articol
8.	CANTITATE	Numeric	14,3	Cantitate
9.	DEN_TIP	Character	36	Denumirea tipului de articol (optional)
10.	VALOARE	Numeric	15,2	Valoarea totală, fără TVA
11.	GRUPA	Character	16	Cod de grupa de articol contabil (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: BC_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din bonul de consum.

Procese verbale de dare in folosinta

Nr. crt.	Nume câmp	Tip	Mărime câmp	Descriere
1.	NR	Character	10	Numărul documentului de ieşire, bon
2.	DATA	Date	–	Data documentului de ieşire
3.	GESTIUNE	Character	4	Cod gestiune (optional)
4.	DEN_GEST	Character	36	Denumirea gestiunii (optional)
5.	COD	Character	16	Cod articol
6.	DENUMIRE	Character	60	Denumire articol
7.	UM	Character	5	Unitatea de măsură pt.articol
8.	CANTITATE	Numeric	14,3	Cantitate
9.	DEN_TIP	Character	36	Denumirea tipului de articol (optional)
10.	VALOARE	Numeric	15,2	Valoarea totală, fără TVA
11.	GRUPA	Character	16	Cod de grupa de articol contabil (optional)

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: DF_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din procesul verbal.

Formatul fisierulul XML pentru importul de facturi

<Antet>

<FacturaTaxareInversa> (Da/Nu)

<FacturaTVAIncasare> (Da/Nu)

</Antet>

<Linie>

<Gestiune> (Optional)

<UM>

<Pret>

<TVA>

</Linie>

…….

<Linie>

…….

</Linie>

</Continut>

</Detalii>

<Sumar>

<Total>

</Sumar>

</Observatii>

</Factura>

Pentru a importa mai multe facturi concomitent, repetaţi secventa din cadrul tagulul <Factura>.

In cazul in care tag-ul <FurnizorCIF> este codul fiscal al societatii, factura se va importa in “Iesiri”. Altfel, importul se va efectua la “Intrari”.

Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: F_<cod-fiscal>_<numar-factura>_<data-factura>.xml.

Puteti obţine un model de XML cu date folosind tiparirea din ecranul “Iesiri” si alegând opţiunea “Formular PDF” din lista situata in partea superioara a ecranului de tiparire. In folderul TEMP\Facturi se va copia, pe lânga PDF, si XML-ul aferent facturii.

OBSERVAŢIE:

Este recomandabil ca versiunile de program să fie identice pe calculatoarele pe care se execută operaţiile de import/export pentru a nu apărea probleme de incompatibilitate a datelor.