Exportare Date catre Saga C

| Gestiune Stoc | |

Aplicație: BOCP ERP; Modul: Export Date

Introducere

BOCP permite exportarea catre SAGA Contabilitate a urmatoarelor date:

  • Furnizori
  • Clienti
  • Articole (inca neimplementat)
  • Articole contablile (tabel gol)
  • Intrari (Receptii facturi)
  • Iesiri (Facturi Fiscale)
  • Bonuri de consum (inca neimplementat)
  • Procese verbale de dare in folosinta (tabel gol — nu exista in BOCP)

Procedura de export/import catre Saga C

Se acceseaza modulul Rapoarte -> Export Date -> Catre Saga

Selectam perioada dorita, si descarcam o arhiva cu fisierele dbf:

Extragem fisierele din arhiva descarcate intr-un folder pentru Saga, de exemplu c:\saga\date_pentru_import:

Intram in Saga C si inainte de orice miscare facem un BACKUP la baza de date

Accesam din meniu sectiunea de import date:

Atentie: inainte sa facem importul, inchidem toate ferestrele deschise (explorer, browser si zip), daca nu, in anumite cazuri primim eroarea “Requires exclusive access” la fisier si importul se opreste.

Alegem optiunea: Import date din fisiere generate din “Export Date” sau “Iesiri” si acolo selectam folderul unde am pus fisierele exportate din BOCP:

Inainte sa importam, previzualizam datele si verificam sa fie in ordine:

Recomandam verificarea manuala a datelor in cazul in care sunt probleme.

Pentru orice eroare sau problema va rugam sa deschideti un bilet de suport in aplicatie.

Specificatii export conform documentatie SAGA:

Mai jos este un citat din programul Saga, aceasta documentatie sta la baza exportului din BOCP:

(documentul poate fi accesat in cadrul sectiunii HELP din aplicatie sau pe internet: https://www.scribd.com/document/340186035/227630597-Manual-Saga)

Import date
Ecranul este util pentru importul de date dintr-o alta baza de date operata in SAGA sau din alte aplicatii (daca aceastea au posibilitatea sa genereze fisiere conform specificatiilor de mai jos). De regula, importul este folosit în cazul în care programul este utilizat la puncte de lucru ale societăţii, unde se întocmeşte evidenţa primară, iar datele introduse la acestea se doresc a fi importate la sediul societăţii.
 
In pagina “Import date din arhiva generata de SAGA” se pot aduce datele dintr-o arhiva generata cu ecranul “Intretinere BD”, dintr-o alta locatie.
 
Pentru adaugarea unui import, trebuie aleasa arhiva din care se efectueaza acesta si completat intervalul calendaristic care se importa. Din tabelul situat in partea dreapta se pot selecta documentele in cazul in care importul se efectueaza selectiv. Totusi, programul va selecta automat toate tabelele aflate in corelatie cu cele alese de utilizator.
Apasarea butonului “Validez” va efectua importul propriuzis. In prealabil, programul va efectua o salvare a bazei de date existente.
 
Reguli pentru efectuare in conditii optime a importului din arhiva:
1. Evitati sa folositi butonul “Devalidez“. Acesta anuleaza importul, dar, in anumite situatii pot ramane documente nesterse.
2. Daca importati de doua ori aceeasi perioada, documentele se vor dubla (programul nu produce nicio avertizare).
3. Listele cu tipurile de articole, gestiuni, agenti, grupe articole contabile, grupe de firnizori, clienti, articole se importa exclusiv in functie de codul intern. De aceea, in toate locatiile implicate in transferul de date trebuie sa fie realizata aceeasi configuratie de coduri sau sa nu existe suprapuneri (la acelasi cod – inregistrari diferite).
4. Listele de furnizori si clienti sunt importate in functie de codul fiscal. Daca un cod fiscal exista in baza de date, tertul nu se mai importa. Daca la acelasi cod intern apar coduri fiscale diferite, tertul se recodifica automata (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).
5. Lista de articole se importa in functie de codul intern si denumire. Daca la acelasi cod denumirile difera, articolul va fi recodificat (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).
6. Lista de salariati se importa in functie de CNP. Daca la acelasi cod difera CNP-ul salariatul va fi recodificat (se completeaza un “T” sau cu indicele de filiala, daca exista, inaintea codului importat).
7. Este recomandat sa se foloseasca optiunea “Indice de filiala“, situata in ecranul “Configurare societati”, pagina “Setari diverse”, pentru fiecare locatie din care se aduc datele. Aceasta optiune permite organizare mai eficienta a nomenclatoarelor, diferentiând codurile prin completarea unui indice înaintea acestora. 
8. In cazul in care apare o eroare la validarea importului, trebuie restaurata arhiva efectuata automat, din ecranul “Intretinere BD”, pagina “Restaurare”.
9. La filiala nu trebuie sa fie efectuata nicio inchidere intermediara din ecranul “Inchidere luna”, pentru luna la care se refera operatia. Inchiderea se va efectua la locul unde se realizeaza importul.
 
In pagina “Import date din fisiere generate din ‘Export date’ sau ‘Iesiri’ – facturi XML’” se pot aduce datele din fisiere generate de la “Export date”, facturi si comenzi în format XML generate din SAGA sau din alte aplicatii.
 
Mod de operare
Alegeţi calea în care sunt situate fişierele de importat.
Dacă le-aţi arhivat, trebuie să le dezarhivaţi, programul căutând fişiere cu numele descris anterior.
Tabelul afişat va fi populat cu informaţii despre datele ce se pot importa îndată ce programul găseşte fişierele destinate importului în locaţia aleasă de utilizator.
Pentru a importa efectiv datele, apăsaţi butonul Import.
În cazul intrărilor şi ieşirilor datele importate nu sunt validate. Pentru validarea automată a acestora apăsaţi butonul Validare situat lângă butonul de import. În acest caz, odată cu validarea se vor genera şi articolele contabile aferente intrărilor sau ieşirilor importate.
Dacă aţi exportat articole contabile integral cele referitoare la intrări şi ieşiri se vor dubla. Pentru a evita o astfel de situaţie, după cum am arătat la descrierea operaţiunii de export, în cazul în care se doreşte importul intrărilor şi a ieşirilor, articolele contabile trebuiesc exportate/importate fără articolele referitoare la intrări/ieşiri.
Orice import de documente se poate anula. Pentru anularea importului datelor despre intrări şi ieşiri validate grupat după import, trebuie ca acestea să fie devalidate în prealabil în ecranele de intrări sau ieşiri.
Nomenclatoarele se importa exclusiv in functie de codul intern. De aceea, in toate locatiile implicate in transferul de date trebuie sa fie realizata aceeasi configuratie de coduri sau sa nu existe suprapuneri (la acelasi cod – inregistrari diferite).
Corelatiile dintre facturi si plati/incasari nu se pot importa prin aceasta metoda, deci este necesar sa fie refacuta din ecranul “Situatie furnizori/clienti” butonul “Reglare avansuri/stornari”.
 
Facturile in format XML se vor importa în “Intrari” când codul fiscal al firmei se regaseste la eticheta ClientCIF din XML si in “Iesiri” când se gaseste le eticheta FurnizorCIF. Articole se vor putea identifica dupa codul de bare sau codul propriu daca acestea se regasesc in XML. Altfel, liniile vor fi introduse pe tip “Nedefinit”. Gestiunea completata va fi cea implicita.
 
Inainte de import, efectuati o salvare a bazei de date.
 
Structuri ale tabelelor pentru transfer (sectiune pentru cazul in care se implementeaza transferul din alte aplicatii)
 
Furnizori
Nr. crt.
Nume câmp
Tip
Mărime câmp
Descriere
1.
COD
Character
5
Cod furnizor
2.
DENUMIRE
Character
48
Denumire furnizor
3.
COD_FISCAL
Character
13
Cod Fiscal, furnizor
4.
ANALITIC
Character
16
Cont analitic
5.
ZS
Numeric
3
Zile Scadenţă (optional)
6.
ADRESA
Character
48
Adresa (optional)
7.
BANCA
Character
48
Banca (optional)
8.
CONT_BANCA
Character
36
Contul bancar (optional)
9.
FILIALA
Character
36
Filiala Banca (optional)
10.
GRUPA
Character
16
Grupa de furnizor (optional)
11.
AGENT
Character
4
Cod agent (optional)
12.
DEN_AGENT
Character
36
Nume agent (optional)
13.
TIP_TERT
Character
1
I pt. intracomunitar, E pt. extracomunitari
14.
TARA
Character
2
Codul de tara (RO)
15.
TEL
Character
20
Numar telefon (optional)
16.
EMAIL
Character
100
Email (optional)
17.
IS_TVA
Numeric
1
1, dacă este platitor de TVA
 
Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Furnizori_<data-început>_<data-sfârşit>.dbf
 
Clienţi
Nr. crt.
Nume câmp
Tip
Mărime câmp
Descriere
1.
COD
Character
5
Cod client
2.
DENUMIRE
Character
48
Denumire furnizor
3.
COD_FISCAL
Character
16
Cod Fiscal, client
4.
REG_COM
Character
16
Nr.înregistrare la Registrul Comerţului
5.
ANALITIC
Character
16
Cont analitic
6.
ZS
Numeric
3
Zile Scadenţă (optional)
7.
DISCOUNT
Numeric
5,2
Procent de discount acordat (optional)
8.
ADRESA
Character
48
Adresa (optional)
9.
JUDET
Character
36
Judeţ (optional)
10.
BANCA
Character
36
Banca (optional)
11.
CONT_BANCA
Character
36
Contul bancar (optional)
12.
DELEGAT
Character
36
Numele şi prenumele delegatului (optional)
13.
BI_SERIE
Character
2
Seria actului de identitate a delegatului (op.)
14.
BI_NUMAR
Character
8
Număr act identitate, a delegatului (optional)
15.
BI_POL
Character
16
Eliberat de… (optional)
16.
MASINA
Character
16
Număr maşină delegat (optional)
17.
INF_SUPL
Character
100
Informaltii care apar pe factura (optional)
18.
AGENT
Character
4
Cod agent (optional)
19.
DEN_AGENT
Character
36
Nume agent (optional)
20.
GRUPA
Character
16
Grupa de client (optional)
21.
TIP_TERT
Character
1
I pt. intracomunitar, E pt. extracomunitari
22.
TARA
Character
2
Codul de tara (RO)
23.
TEL
Character
20
Numar telefon (optional)
24.
EMAIL
Character
100
Email (optional)
25.
IS_TVA
Numeric
1
1, dacă este platitor de TVA
 
Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Clienti_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf
 
Articole
Nr. crt.
Nume câmp
Tip
Mărime câmp
Descriere
1.
COD
Character
16
Cod articol
2.
DENUMIRE
Character
60
Denumire articol
3.
UM
Character
5
Unitate de masura
4.
TVA
Numeric
5,2
Procent TVA articol
5.
TIP*
Character
2
Cod tip
6.
DEN_TIP
Character
36
Denumire tip
7.
PRET_VANZ
Numeric
15,4
Pret de vanzare fara TVA (optional)
8.
PRET_V_TVA
Numeric
15,4
Pret de vanzare cu TVA (optional)
9.
COD_BARE
Character
16
Cod de bare (optional)
10.
CANT_MIN
Numeric
14,3
Stoc minim (optional)
11.
GRUPA
Character
16
Grupa de articol (optional)
 * Tipul se preia confom configuratie din ecranul “Tipuri de articole”. De regula, pentru “Marfuri” tipul este “01”.
Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: Articole_<data-început>_<data-sfârşit>.dbf
 
Articole contabile
Nr. crt.
Nume câmp
Tip
Mărime câmp
Descriere
1.
NDP
Character
10
Număr articol contabil
2.
CONT_D
Character
20
Contul debitor
3.
CONT_C
Character
20
Contul creditor
4.
SUMA
Numeric
15,2
Suma înregistrată cu articolul contabil
5.
CURS
Numeric
15,4
Curs valutar  (optional)
6.
SUMA_VAL
Numeric
14,2
Suma în valută  (optional)
7.
DATA
Date
–
Data articolului contabil
8.
EXPLICATIE
Character
48
Explicaţie, articol contabil
9.
GRUPA
Character
16
Grupa asociată (optional)
 
Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: NC_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf
 
Intrări
Nr. crt.
Nume câmp
Tip
Mărime câmp
Descriere
1.
NR_NIR
Numeric
7
Număr NIR
2.
NR_INTRARE
Character
16
Numărul documentului de intrare
3.
GESTIUNE
Character
4
Cod gestiune (optional)
4.
DEN_GEST
Character
36
Denumirea gestiunii (optional)
5.
COD
Character
5
Cod furnizor
6.
DATA
Date
–
Data documentului de intrare (a facturii)
7.
SCADENT
Date
–
Data scadenţei
8.
TIP
Character
1
“A” – pentru aviz, “T” – taxare inversă…
9.
TVAI
Numeric
1
1 pentru TVA la incasare
10.
COD_ART
Character
16
Cod articol (optional)
11.
DEN_ART
Character
60
Denumire articol
12.
UM
Character
5
Unitatea de măsură pt.articol (optional)
13.
CANTITATE
Numeric
14,3
Cantitate
14.
DEN_TIP
Character
36
Denumirea tipului de articol (optional)
15.
TVA_ART
Numeric
2
Procentul de TVA
16.
VALOARE
Numeric
15,2
Valoarea totală, fără TVA
17.
TVA
Numeric
15,2
TVA total
18.
CONT
Character
20
Contul corespondent
19.
PRET_VANZ
Numeric
15,2
Preţul de vânzare, (optional)
20.
GRUPA
Character
16
Cod de grupa de articol contabil (optional)
 
Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: IN_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf
Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din factură.
 
Ieşiri
Nr. crt.
Nume câmp
Tip
Mărime câmp
Descriere
1.
NR_IESIRE
Character
16
Numărul documentului de ieşire, bon
2.
COD
Character
5
Cod client
3.
DATA
Date
–
Data documentului de ieşire
4.
SCADENT
Date
–
Data scadenţei
5.
TIP
Character
1
“A” – pentru aviz, “T” – taxare inversă…
6.
TVAI
Numeric
1
1 pentru TVA la incasare
7.
GESTIUNE
Character
4
Cod gestiune (optional)
8.
DEN_GEST
Character
36
Denumirea gestiunii (optional)
9.
COD_ART
Character
16
Cod articol
10.
DEN_ART
Character
60
Denumire articol
11.
UM
Character
5
Unitatea de măsură pt.articol
12.
CANTITATE
Numeric
14,3
Cantitate
13.
DEN_TIP
Character
36
Denumirea tipului de articol (optional)
14.
TVA_ART
Numeric
2
Procentul de TVA
15.
VALOARE
Numeric
15,2
Valoarea totală, fără TVA
16.
TVA
Numeric
15,2
TVA total
17.
CONT
Character
20
Contul corespondent
18.
PRET_VANZ
Numeric
15,2
Preţul de vânzare
19.
GRUPA
Character
16
Cod de grupa de articol contabil (optional)
 
Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: IE_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din factură.
 
Bonuri de consum
Nr. crt.
Nume câmp
Tip
Mărime câmp
Descriere
1.
NR
Character
10
Numărul documentului de ieşire, bon
2.
DATA
Date
–
Data documentului de ieşire
3.
GESTIUNE
Character
4
Cod gestiune (optional)
4.
DEN_GEST
Character
36
Denumirea gestiunii (optional)
5.
COD
Character
16
Cod articol
6.
DENUMIRE
Character
60
Denumire articol
7.
UM
Character
5
Unitatea de măsură pt.articol
8.
CANTITATE
Numeric
14,3
Cantitate
9.
DEN_TIP
Character
36
Denumirea tipului de articol (optional)
10.
VALOARE
Numeric
15,2
Valoarea totală, fără TVA
11.
GRUPA
Character
16
Cod de grupa de articol contabil (optional)
 
Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: BC_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din bonul de consum.
 
Procese verbale de dare in folosinta
Nr. crt.
Nume câmp
Tip
Mărime câmp
Descriere
1.
NR
Character
10
Numărul documentului de ieşire, bon
2.
DATA
Date
–
Data documentului de ieşire
3.
GESTIUNE
Character
4
Cod gestiune (optional)
4.
DEN_GEST
Character
36
Denumirea gestiunii (optional)
5.
COD
Character
16
Cod articol
6.
DENUMIRE
Character
60
Denumire articol
7.
UM
Character
5
Unitatea de măsură pt.articol
8.
CANTITATE
Numeric
14,3
Cantitate
9.
DEN_TIP
Character
36
Denumirea tipului de articol (optional)
10.
VALOARE
Numeric
15,2
Valoarea totală, fără TVA
11.
GRUPA
Character
16
Cod de grupa de articol contabil (optional)
 
Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: DF_<data-inceput>_<data-sfarsit>.dbf. Fişierul va conţine câte o înregistrare pentru fiecare articol din procesul verbal.
 
Formatul fisierulul XML pentru importul de facturi
 
<Factura>
      <Antet>
            <FurnizorNume>   
            <FurnizorCIF>
            <FurnizorNrRegCom>
            <FurnizorCapital>
            <FurnizorAdresa>
            <FurnizorBanca>
            <FurnizorIBAN>
            <FurnizorInformatiiSuplimentare>
            <ClientNume>
            <ClientInformatiiSuplimentare>
            <ClientCIF>
            <ClientNrRegCom>
            <ClientAdresa>
            <ClientBanca>
            <ClientIBAN>
            <FacturaNumar>
            <FacturaData>
            <FacturaScadenta>
            <FacturaTaxareInversa> (Da/Nu)
            <FacturaTVAIncasare> (Da/Nu)
            <FacturaInformatiiSuplimentare>             <FacturaMoneda>
            <FacturaCotaTVA>
            <FacturaGreutate>
      </Antet>
      <Detalii>
            <Continut>
                  <Linie>
                        <LinieNrCrt>
                        <Gestiune>  (Optional)
                        <Descriere>
                        <CodArticolFurnizor>
                        <CodArticolClient>
                        <CodBare>
                        <InformatiiSuplimentare>
                        <UM>
                        <Cantitate>
                        <Pret>
                        <Valoare>
                        <TVA>
                  </Linie>
                  …….
                  <Linie>
                  …….
                  </Linie>
            </Continut>
      </Detalii>
      <Sumar>
            <TotalValoare>
            <TotalTVA>
            <Total>
      </Sumar>
      <Observatii>
            <txtObservatii>
            <SoldClient>
      </Observatii>
</Factura>
Pentru a importa mai multe facturi concomitent, repetaţi secventa din cadrul tagulul <Factura>.
In cazul in care tag-ul <FurnizorCIF> este codul fiscal al societatii, factura se va importa in “Iesiri”. Altfel, importul se va efectua la “Intrari”.
Numele fişierului trebuie să fie în formatul următor: F_<cod-fiscal>_<numar-factura>_<data-factura>.xml.
Puteti obţine un model de XML cu date folosind tiparirea din ecranul “Iesiri” si alegând opţiunea “Formular PDF” din lista situata in partea superioara a ecranului de tiparire. In folderul TEMP\Facturi se va copia, pe lânga PDF, si XML-ul aferent facturii.
 
OBSERVAŢIE:
Este recomandabil ca versiunile de program să fie identice pe calculatoarele pe care se execută operaţiile de import/export pentru a nu apărea probleme de incompatibilitate a datelor.