CRM Achiziții și Aprovizionare

Aplicație: BOCP CRM Achizitii si Aprovizionare; Modul: Necesar Achiziții

Introducere

Acest modul centralizează o listă cu produse necesare de achiziționat, urmărește ce cantitate trebuie comandată pentru fiecare comandă, facilitează plasarea comenzilor către furnizori, permite alocarea stocurilor recepționate la necesarul de comandat și alertarea prin email a utilizatorilor responsabili de comenzi la alocarea stocului recepționat.

Configurare

Acest modul nu necesită configurare specială

Funcționalitate

1. Exemplu achiziție pentru produse cu stoc scăzut

Comenzile pentru produsele cu stoc scăzut se pot automatiza prin definirea unor nivele de alertă. Toate produsele la care stocul ajunge sub nivelul setat vor fi adăugate unei liste, Alerte Stoc, de pe care se pot genera automat comenzile.

Vezi aici mai multe detalii despre setarea pragurilor pentru alerte

2. Exemplu flux de achiziție pentru o comandă cu stoc lipsă:

Vă prezentăm o comandă cu stoc insuficient. După închiderea comenzii (finalizare cu rezervare stoc) se vor rezerva stocurile disponibile și vom avea o alertă la fiecare articol la care nu avem stoc suficient.

Aici se pot adăuga individual cantitățile lipsă pe necesarul de comandat sau avem un buton care va pune automat tot ce e nevoie de comandat pe un necesar:

plasare comanda cu stoc lipsa

La tab-ul de Achiziționare de pe comandă avem o sumarizare cu ce produse ne lipsesc și cât avem nevoie să comandăm.

Aici apare și stocul global să știm dacă putem lua stocul din alt punct de lucru dacă există.

necesar de comandat comanda

După ce avem produsele puse pe necesar, putem alege pe loc și furnizorul preferat.

Aici menționăm că unele produse pot fi alocate la un furnizor fix, și se limitează la un singur furnizor pentru a evita mixarea furnizorilor.

alocare necesar la furnizor preferat

Tot de pe lista de necesar, putem intra pe fiecare articol în parte (de pe iconița cu ochi) și vedem mai multe informații:

  • pentru ce document a fost creat necesarul
  • total necesar
  • istoric achiziție produs (de la cine, când și la ce preț a fost achiziționat)
  • istoricul alocărilor de pe recepție:

Procedura de comandă de la furnizori:

De obicei nu comandăm pe loc de la furnizori și necesarul permite să adunăm lipsurile de pe mai multe comenzi și să plasăm centralizat comenzile către furnizori.

Pentru a plasa o comandă, intrăm în modulul CRM Achiziții și setam furnizorul preferat la produsele de pe listă. Dacă produsul a fost deja comandat în trecut, se va precompleta ultimul furnizor și vedem și ultimul preț de achiziție:

plasare comanda catre furnizor

Dacă avem selectate mai multe articole cu diferite furnizori, se vor genera mai multe comenzi automat:

comanda separate pentru fiecare furnizor

După generare mai putem verifica comanda și putem genera o comandă redactată pe baza unui șablon prestabilit, pe care o putem trimite direct la furnizor prin email:

editare comanda
comanda redactata

Recepționarea produselor și alocarea la necesar pentru onorare

Dacă accesăm o comandă furnizor, avem o opțiune pentru a genera o recepție pe baza comenzii, util pentru cazurile în care factura de la furnizor este identică sau foarte asemănătoare cu comanda:

În momentul în care adăugăm produsele pe recepție, vedem automat că putem onora un necesar:

Aici putem aloca cu un click toate intrările în sistem FIFO, sau putem aloca manual la care comandă dorim să onorăm stocul tocmai recepționat:

Vedem pe loc și cine va fi alertat automat prin email după închiderea recepției și dacă dorim putem trimite și manual alerte prin email.

Sistemul va trimite automat alertele de email la responsabilii comenzilor. Fiecare va primi o listă cu ce comenzi au fost complet sau parțial onorate și poate intra direct pe comandă de pe linkul primit prin email.