Notiuni de baza

Introducere

Business Online Control Panel este o aplicație online care gestionează produsele, stocurile produselor și vânzările, în unul sau mai multe puncte de lucru sau puncte de vânzare.

Acest sistem vine și cu o soluție E-Commerce: având aceeași bază de produse din gestiune care sunt vândute în magazine sau la comandă, se poate genera un magazin virtual prin care se pot vinde online același produse ca și cele din magazinele fizice.

Magazinul virtual poate funcționa total independent de gestiune (să nu fie legat deloc de stocuri sau să nici nu fie activat sistemul de urmărire stoc și vânzari), caz în care comenzile pot fi preluate din emailul de notificare sau modulul de comenzi și procesat manual din alte sisteme de gestiune.

Recomandăm citirea foarte atentă a manualului deoarece am parcurs câteva scenarii importante și întelegerea lor este vitală pentru configurarea și utilizarea corectă a magazinului.

Utilizare (programul de gestiune si vanzare BOCP)

Stoc și preț vânzare

Având în vedere că:

  • există o listă generală de produse deja definită în gestiune, cu titlu și descriere
  • pentru fiecare produs există câte o fisă de magazie pentru fiecare magazie sau punct vânzare
  • pentru fiecare punct de lucru, același produs poate avea un alt preț de vânzare și alt stoc

Magazinul virtual se conectează la gestiune în felul următor:

  • se specifică un punct de lucru/magazie din care să se ia prețurile de vânzare pentru produse
  • disponibilitatea produselor de pe site se poate lega la stocul din magazia selectată sau de stocul global din toate magaziile
  • alternativ se poate utiliza câmpul preț recomandat (preț de listă) ca și preț vânzare pe site, în acest caz pe site vor fi afișate prețurile recomandate în formă de preț vânzare.

Mai multe variante la un produs

Când un produs are mai multe culori sau mărimi sau o altă caracteristică care utilizatorul alege pe site înainte să-l cumpere, aceste produse sunt tratate ca și variante.

Astfel, avem un produs virtual “Pantofi Dama din Piele”, iar variantele ar fi marimile 6,7,8,9.

Pe site se doreste gruparea variantelor, astfel pe lista apare produsul cu poza și când se accesează pagina produsului, atunci utilizatorul alege varianta (mărimea) dorită și îl adaugă în coș.

Ce se întamplă de fapt:

  • în gestiune trebuie să avem câte o fișă pentru fiecare produs în parte ca să ținem stocul produsului, și la fel fiecare variantă poate avea propriul preț
  • în momentul în care se recepționează produsul, se recepționeaza cantitativ și valoric fiecare variantă în parte ca și cum ar fi produse diferite, astfel în gestiune aceste variante apar ca și produse individuale
  • pentru site, introducem conceptul de “grupă produse” care de fapt este un produs virtual care are mai multe produse (variantele) în spate.
  • daca un produs nu are variante atunci el este considerat tot o grupă de produse cu o singura variantă
  • pe site, când se listează produsele dintr-o categorie, de fapt se listează aceste grupe de produse, iar la cele care au mai multe variante o sa apară ori un tabel cu variantele si diferitele caracteristici ori doar un selector de mărime sau culoare.
  • în coșul de cumpărături se adaugă deja doar varianta aleasă a produsului.

Sistemul de mai sus, cu toate că pare complex, oglindește situația reală din universul fizic:

daca avem un produs cu 3 mărimi și nu dorim afișarea tuturor mărimilor separat pe raft, atunci grupăm cele 3 marimi și arătăm clientului doar una dintre mărimi să vadă cum arată, și daca îl dorește atunci îi dăm mărimea dorită.

De obicei se grupează doar produse care au una sau maxim două caracteristici care variază.

Procesul de comandă și preluare vânzări de pe site

Fiecare coș de cumpărături care a fost finalizat va apărea în formă de comandă în aplicație.

Preluare în gestiune

Aceste comenzi apoi pot fi preluate și produsele sunt adăugate pe un bon vânzare, ca și cum ar fi o vânzare în punctul de lucru fizic. Adăugând produsele pe bon, acestea sunt imediat scăzute de pe stoc, bonul reprezentând deja ieșirea de pe stoc a produselor.

Pe bon de vânzare se pot adăuga produse noi sau se pot șterge produse care au fost comandate (pentru cazurile în care clientul renunță la anumite produse sau mai comandă ceva telefonic ulterior).

Facturare și garanție

Dacă nu sunt astfel de modificări, bonul de vânzare se închide și se emite factura fiscală cu un click (care preia lista produselor de pe bon).

De pe factura fiscală se poate genera și garanția tehnică a produselor comandate.

Discounturi

Același sistem de discount din BOCP se poate implementa și pe site, astfel:

  • fiecare client poate avea un procent discount individual
  • fiecare client poate fi asociat cu o grupă de clienți și grupa poate avea un discount
  • produsele pot avea un discount aplicat prețului de vânzare sau cel recomandat
  • dacă discountul pe un produs expiră și este resetat automat, acesta se resetează și pe site, fiind vorba de una și aceeași listă de produse și aceeași bază de date.

Modalitate de facturare a discounturilor

Discounturile produselor trebuie listate ca și articole separate pentru a putea fi înregistrate corect și in contabilitate.

Astfel daca un produs are un preț vânzare standard de 10 lei și are un discount de 10%, atunci pe comandă, bon vânzare și factura finală acesta va fi afișat cu două articole:

  1. Denumire produs x 1 buc la preț de 10 lei (astfel produsul iese de pe stoc valoric cu 10 lei)
  2. Discount 10% pentru produs în valoare de 1 leu, afișat cu minus

Totalul comenzii o sa fie deci 9 lei.

Limitări și scenarii complexe

La fiecare produs se poate specifica un discount maxim, de exemplu 15%. Astfel dacă un client ar primi 20% reducere pentru produsele comandate, la acest produs va primi doar 15%.

Astfel, în cazul în care se pun în coș mai multe produse, sistemul calculeaza separat la fiecare produs discountul care poate pune (se va calcula 20% unde nu sunt limite și doar 15% unde este limita de 15%)

Astfel, dacă un produs are un discount de 25% și clientul ar primi implicit 20%, la acel produs va primi 25% și la restul produselor din coș va primi 20%.

Daca se pune un discount manual de 25% pe un produs anume, atunci se ignoră restricția de discount maxim.

Discounturile nu reprezintă schimbare de preț și sunt calculate din prețul standard de vânzare.

Administrare conținut

În BOCP apare un modul numit WEBSHOP care permite configurarea site-ului și a conținutului.

Având în vedere că editarea sablonului și a aspectului vizual a site-ului necesită cunoștințe avansate de HTML, panoul de administrare a fost realizat tocmai pentru a simplifica editarea conținutului.

Având în vedere că punctele de meniu sunt indicative de acțiunea executată și ce conține, vom explica doar câteva aspecte care poate nu sunt înțelese din prima.

Conținutul site-ului:

Sub punctul de meniu “Conținut“ se află toată opțiunile și setările care țin de conținutul site-ului. Orice text care apare pe site se poate edita de aici:

Prima pagină

Pagina principală a site-ului este specială și poate fi personalizată cu modulele dorite, galerii foto, etc.

Secțiunea articole si texte

Aici apare orice pagină statică de pe site, cum ar fi: termeni și condiții, informații, pagina de contact, despre firmă, știri și noutăți

Meniuri

De obicei sunt 2 meniuri pe site: Meniu principal (apare sus) și meniu footer care apare în formă de link-uri în partea de jos. Footer-ul conține link spre ANPC, termeni și condiții, politica de confidențialitate, etc.

La fiecare punct de meniu se poate specifica și acțiunea de click: implicit se deschide un articol de text care este asociat cu punctul de meniu, dar se poate crea un submeniu, se poate specifica un URL extern manual sau pagină de produse.

Produse

Aici apare același lista de produse ca și din gestiune, cu diferența că variantele apar deja grupate și unde sunt mai multe, se afișează și numărul variantelor.

Acesta este interfața unde se adaugă produsele in categorii, se editeaza categoriile produselor, caracteristicile produselor, se poate publica sau ascunde un produs de pe site.

Texte și sloganuri

Aici apar mesaje unice sau alte diferite texte sau mesaje care sunt cazuri speciale (de exemplu număr telefon care apare în bara de sus)

Mesaje și butoane

Site-ul are câteva sute de diferite mesaje și notificări care sunt afișate la preluarea comenzilor, coș cumpărături, cont client, etc. Această pagină permite editarea oricărei mesaj și revenirea la valoarea inițială. În cazul în care sunt definite mai multe limbi pentru site, de aici se pot traduce mesajele și textele butoanelor și elementelor pentru fiecare limbă.

Special Pages

Ocazional realizăm pagini customizate sau pagini dinamice care au nevoie de o interfață de administrare specializată, aici se găsesc aceste pagini specializate

Grafică și aranjare

Imagini personalizate

Permite schimbarea logo-ului de pe site, fundalul site-ului sau alte imagini utilizate pe site.

La realizarea site-ului încercăm să formatăm pagina fără multe elemente de imagine fixată, iar cele puține care sunt totuși utilzate se pot înlocui de aici.

Catalog produse

Anumite oțiuni ce țin de afișarea și formatarea grafică a catalogului de produse pot fi configurate de aici

Optimizare pentru motoare de căutare (SEO)

Motoarele de căutare sunt destul de deștepte și identifică destul de bine conținutul siteului.

Sunt totuși câteva elemente care trebuie configurate pentru o indexare corectă a paginii.

Indexarea corectă nu are nici o legătură directă cu poziționarea site-ului printre rezultatele de căutare, cu toate că acest concept este neclar.

Indexarea corectă a site-ului

Sitemap

Fiecare site vine automat cu un sitemap (harta site-ului) care listează fiecare pagină existentă a site-ului.

Sitemap-ul se poate accesa la adresa site-ului:

http://www.domeniu.ro/sitemap.xml

Această listă de pagini este transmisă automat la motoare de căutare și ajută la identificarea tuturor paginilor de pe site. Nu necesită intervenție manuală și toate produsele noi și paginile noi de pe site sunt automat adaugate și la sitemap.

Detalii meta la fiecare pagină

În construcția paginilor web, la începutul fiecărei pagini este o secțiune invizibilă în care trebuie specificate atributele paginii. Acestea se numesc parametrii meta a paginii.

Menționăm și definim următoarele câmpuri meta care țin de client și trebuie specificate manual:

Panoul de administrare permite editarea și modificarea acestora în secțiunea SEO:

meta title: este practic titlul paginii, apare în browser și uneori motoarele de căutare afișează această informație și la rezultate:

În imaginea de mai sus textele: “Search results” și “Manual de Utilizare” sunt de fapt specificate în câmpul invizibil “meta title”.

meta keywords: aici trebuie listate cu virgulă acele cuvinte care APAR pe pagină și sunt cele 6-7 importante care reprezintă pagina vizată. Trebuie avut grijă sa nu fie mai mult decât 6-7 cuvinte sau expresii și sub nici o formă sa nu fie cuvinte cheie listate care nu apar pe pagină. Cuvintele cheie sunt cuvinte care sunt reprezentative și se repetă de mai multe ori pe pagină. Dacă un cuvânt nu există pe pagină atunci nu are cum sa fie cuvânt cheie. Google penalizează paginile care listeaza cuvinte cheie neexistente pe pagină.

meta description: este o mică descriere (maxim 2 propozitii) care descrie pe scurt conținutul paginii. Acest text poate fi afișat la rezultatele de căutare, la discreția motorului de căutare. Dacă descrierea nu este similară paginii sau nu descrie pagina și încearcă să enumereze alte sau pre multe subiecte, de obicei este un punct negru și poate rezulta în penalizarea paginii. Este mai bine să fie două pagini cu două subiecte separate decât una cu prea multe subiecte diferite. La paginile de gen categorii putem pune la descriere “Lista produse din caregoria Ferestre termopan” sau “Ultimele știri și noutăti” în loc să enumerăm toate produsele sau știrile de pe pagină.

IMPORTANT:

Continutul câmpurilor meta nu aduce beneficii la poziționarea printre rezultatele de căutare.

TOTUȘI: dacă acestea nu sunt completate sau sunt completate incorect atunci afectează în mod negativ indexarea.

Ce se poate face pentru a imbunătăți poziționarea la rezultatele de căutare?

Acest manual nu are ca și scop indoctrinarea cititorului în acest subiect vast, totuși menționăm următoarele principii și reguli de aur:

Dacă un cuvânt sau expresie nu există pe pagină atunci acea pagină nu are cum să apară printre rezultate. Concluzie: Dacă scriem un articol despre câni și ce manâncă, atunci: titlul articolului, primul paragraf (introducerea) și restul textului o sa fie despre câni și dieta lor. Astfel articolul are șanse să fie bine poziționat printre primele rezultate.

Trebuie căutat în google îdei de optimizare și învățat acest domeniu.

Poziționarea este afectată, dar nu numai, de următoarele:

Cât de unic este subiectul paginii?

Daca 200 de pagini au acelasi conținut sau foarte similare, nu încap toți pe prima paginăa, astfel se vor considera mii de alte elemente pentru a ordona rezultatele.

Cât de original este textul?

Dacă un text apare in ianuarie pe un site si apoi in februarie apare pe alte 10 site-ul, primul site e probabil cel original și are mai multe șanse de a fi poziționat mai bine. E recomandat deci ca textele să fie bine scrise, informative și utile cititorului. Site-urile trebuie scrise pentru clienții finali și nu pentru motoare de căutare. Daca site-ul este util clientului atunci motoarele de căutare îl vor poziționa automat în mod favorabil.

Cât de interesant este textul și site-ul?

Google de exemplu măsoară timpul petrecut pe un site de vizitatori. Dacă vizitatorii intră și văd un site gol și pleacă repede și caută alt site atunci acesta strică pe termen lung reputația site-ului.

Aici intervine deci aspectul vizual plăcut, timpul de încărcare, ușurința de utilizare, simplicitatea, conținut interesant, actualitate și multe alte aspecte. Deseori clienții nu apreciaza o grafică foarte elaborată și un site simplu care prezintă informațiile căutate poate avea un succes mai mare.

Este la fel ca și în magazine de pe stradă: intră un client, nu vede nimic interesant, pleacă și nu prea mai revine. Polițistul de pe stradă nu o să tot direcționeze traficul spre un magazin cu rafturi goale, produse nedorite, sau informații arhaice. Inversul este valabil: mult trafic atrage și mai mult (factorul de turmă).

Găzduirea magazinului virtual

Magazinele Virtuale conectate la BOCP sunt găzduite în CLOUD pentru a permite acces rapid și care este configurat să facă față la un flux variat de vizitatori.

Magazinul Virtual este de fapt găzduit pe mai multe echipamente care la rândul lor pot fi replicate pentru a oferi stabilitate și acces rapid.

În momentul în care se accesează site-ul, pagina în sine este dinamic generată în funcție de setările și opțiunile stocate în baza de date, iar imaginile și fișierele de formatare sunt descărcate în paralel de pe serverul CDN (Content Delivery Network = servere care stochează doar imaginile și resursele rar modificate)

Tehnologia modernă permite virtualizarea rețelei, astfel în spatele fiecărui server de pe diagrama de mai sus pot fi create mai multe servere pe echipamente fizice diferite care oferă în paralel același conținut. Dat fiind complexitatea sistemului, magazinele virtuale nu pot fi găzuite separat decât în rețeaua proprie și operată de furnizor.

Am lansat site-ul, ce fac acum?

La fel ca și în cazul lansării unei magazin de echipamente pentru vânători pe Bulevardul Eroilor, o lansare a unui magazin trebuie coordonat cu un plan de marketing, studiu de piață și reclamă.

Noi oferim practic un Magazin Virtual care este similar cu rafturile unui magazin real.

Succesul adevărat depinde de conținut, de produsele comercializate, prețuri competitive, reclamă și marketing, întreținere.

Primi pași recomandați de noi după lansarea unui magazin virtual ar fi:

La fel ca la un eveniment de deschidere magazin, se organizează reduceri, publicitate media, anunțuri pe social media, și la un magazin virtual trebuie comunicat, prin toate canalele, deschiderea și lansarea acestuia.

  • la clienți existenți care cumpără din magazin, se poate oferi un fluturaș care le sugerează să cumprere comod și online
  • oferit incentive, reduceri de preț online față de magazin offline
  • publicat un blog gratuit (se poate face cont pe wordpress sau blogspot) cu noutăți
  • creat o pagină Facebook pentru afacere și publicat periodic actualizări
  • reclamă plătită prin Google Adword pentru branding general și pentru interese specifice din domeniu, la fel și prin alte canale
  • site-ul trebuie actualizat săptămânal cu produse noi, redactate știri și noutăți
  • inventate și găsite alte soluții de a atrage pe clienți

Din experiența noastră, dacă toate din punctele enumerate sunt implementate, poate dura și pâna 6-12 luni până când un magazin online este îmbrățișat de clienți și devine profitabil.

Este important de ținut minte că toate afacerile de succes au în spate investiții în marketing și publicitate și cei care au succes nu au stat pe canapea așteptând duhul Google să le vândă produsele, și, bineînțeles, fiind la locul potrivit în timpul potrivit și cu produsul la prețul potrivit, în multe cazuri,  este un factor decisiv.