Agenti de vanzari

Introducere

Acest modul permite definirea agenților, alocarea agenților la contacte sau vânzări, definirea unui comision agent, calcul comision dupa vânzare, rapoarte. Cont agent pentru a-și vedea comisioanele și sold.

Configurare

Pentru a configura un agent de vanzari se acceseaza modulul de Contacte-> Agenti vanzari si se selecteaza din lista de contacte. In momentul in care se configureaza agentul de vanzari se stabileste si comisionul care i se aloca.

Din modulul de Agenda Contacte se aloca clientii la un agent de vanzari.

In momentul in care se emite o factura, se aloca automat comisionul din totalul facturii agentului de vanzari. De pe factura fiscala se poate verifica comisionul aferent facturii, de la tab-ul Comisioane.

Comisionul se valideaza automat in momentul in care factura se achita.

Urmatorul pas este decontarea comisionului; se acceseaza tab-ul Nedecontate din modulul Agenti vanzari, se bifeaza agentul la care se doreste decontarea si se apasa tab-ul Decontare.

 

 

Configurare curieri

Introducere

Acest modul, permite generarea AWB-urilor de livrare, automat, prin conectare API, la serviciul online a curierului.

Datele de autentificare se obtin de la firma de curierat cu care doriti sa colaborati, dupa semnarea contractului de curierat.

Configurare

Pentru a configura AWB Fan curier, accesati modulul AWB Generator-> Setari modul-> Setari generale selectati curierul si completati casutele ca in imaginea de mai jos:

Pentru a configura TNT curier urmati pasii de mai jos:

Pentru a adauga punctul de lucru de unde se ridica coletul se apasa tab-ul Adauga valoare si se completeaza datele firmei.

Pentru a configura Urgent/Cargus trebuie completate datele de mai jos:

Pentru a adauga datele expeditorului, se apasa tab-ul Resincronizare nomenclatoare si se autocompleteaza.

Pentru a obtine aceste date, se creaza cont la urmatorul link: https://urgentcargus.portal.azure-api.net/

Dupa ce se creaza contul, la tab-ul Products se apasa UrgentOnlineAPI apoi tab-ul Subscribe, apoi Confirm.

Trebuie sa sunati la Urgent/Cargus pentru a se aproba cheia API. Cand se va aproba, veti gasi Primary key si Secondary key in contul dumneavoastra.

 

 

Pentru a configura curierul Nemo Express, completati urmatoarele spatii:

Pentru a configura curierul GLS, completati spatiile ca in imaginea de mai jos:

Pentru a adauga adresa expeditorului, apasati tab-ul Adauga valoare si completati datele firmei.

Pentru configurare DPD curier, introduceti datele primite de la curierat in campurile de mai jos:

Storno factura fiscala

Pentru a storna o factura, se deschide factura initiala, iar in partea dreapta sus se apasa tab-ul . Pe fereastra care se deschide sunt afisate produsele care vor fi stornate. Daca doriti sa stornati factura doar partial debifati produsele care nu vor fi stornate si apasati tab-ul Confirm tranzactia si emite factura storno.

Se emite factura storno si se salveaza. Pe pagina cu factura storno, in partea de sus va aparea factura initiala cu care trebuie compensata factura storno. In cazul in care clientul are mai multe facturi neachitate se bifeaza facturile care vor fi excluse si ramane nebifata factura cu care se doreste compensarea.

Export facturi si agenda contacte din BOCP

Pentru a exporta facturile fiscale din aplicatia BOCP se acceseaza modulul Facturi fiscale-> in partea stanga se bifeaza facturile pe care doriti sa le exportati (maxim 50 de facturi), apoi se apasa tab-ul Imprimare, ca in imaginea de mai jos:

Se deschide o noua fereastra in care se selecteaza Descarca PDF , apoi se salveaza fisierul.

Pentru a exporta agenda de contacte din aplicatia BOCP se acceseaza modulul Contacte-> Agenda contacte si se acceseaza tab-ul Exportare in Excel. Se deschide un tabel cu datele din agenta, se selecteaza datele, se apasa CTRL+C apoi CTRL+V in excel.

 

Alerte clienti scadențe Facturi fiscale

Aplicație: BOCP Gestiune Stoc și Vânzări; Modul: Alerte clienți

Introducere

Acest modul permite trimiterea automată a alertelor prin email sau sms pentru scadențele facturilor emise:

De știut:

Doar facturile care sunt bifate să fie alertate vor genera alerte. Implicit nu se trimit alerte pentru facturi noi, decât dacă clientul este marcat să fie alertat (de pe profilul clientului).

Alertele se generează zilnic, între orele 01-10 AM. SMS-urile se programează a fi trimise după ora 9, pentru a nu trezi clienții la ore frustrante cu reamintiri de plată. Mailurile se programează a fi trimise imediat după generare.

Daca nu se dorește trimiterea SMS-urilor la un anumit client, se poate bloca trimiterea din vizualizarea profil client -> Alerte:

 

Configurare

Pentru a trimite alerte email trebuie  definit cel putin un mailserver in cont.

Pentru a trimite alerte SMS  trebuie încheiat contract postpaid cu www.web2sms.ro

Se accesează modulul Vânzări -> Facturi fiscale -> Setări modul -> Alerte și se definește alerta ca în imaginea de mai jos:

După adăugarea alertei, este necesar să-l configurăm:

se specifică zilele înainte sau după scadență și se alege șablonul pentru mesajul trimis.

Atenție, alertele sunt implicit inactive și trebuie activate. După ce am verificat setările, putem bifa alerta sa fie activă. Recomandăm completarea adresei de email BCC pentru a putea verifica conținutul mesajelor trimise.

Exemplu configurare

Mai jos este un exemplu pentru a configura alertele trimise:

Este important de știut ca alertele se trimit pe baza șabloanelor. Este recomandat crearea unui șablon nou pentru fiecare alertă în parte, altfel editarea șablonului va afecta toate alertele care sunt setate să utilizeze acel șablon.

 

Configurare serie, numar Facturier

Se intră în modulul de Vânzari->Facturi Fiscale->Configurare modul->Adaugare facturierConfig serie facturi

Pentru a emite o factura, trebuie mai întâi configurata o serie din care se vor emite facturile. Acelasi procedeu se utilizează și în cazul emiteri unei facturi proforme.

  • se introduc datele pentru facturierul care va fi folosit (seria, numerotarea, scadența, valuta, cota Tva)
  • la limitări se pot configura punctul de lucru unde va fi folosit facturierul și persoana care poate sa il utilizeze
  • la alte setări există opțiuni pentru ca facturierul să poate fie vizibil în contul partenerului, să apară în sold sau se poate adăuga o factură externă (emisă dintr-un alt program sau emis manual)

Se pot defini mai multe serii de facturier, iar la emiterea facturi se poate selecta de pe factura seria din care se va emite.

Notă

Este foarte important ca la emiterea facturilor să alegem punctul de lucru și seria corectă pentru factură

Configurare si trimitere confirmare de plata pentru incasari

Aplicație: BOCP CloudGest și BOCP CloudBill; Modul: Gestiune Stoc

Introducere

Sunt doua tipuri de confirmari de plata trimise:

  1. confirmare incasare pentru o singura factura
  2. confirmare incasare pentru o plata alocata la mai multe facturi

Configurare

Modulul nu necesita configurari speciale. Sabloanele trimise prin email se pot edita la Facturi Fiscale -> setari modul:

configurare sablon confirmare plata prin email

Instructiuni de utilizare

In momentul in care introducem o incasare manuala pe o factura fiscala, dupa salvarea incasarii, apare automat formularul de trimitere email confirmare plata.

Formularul permite editarea textului daca se doreste si se trimite cu un click catre client. Daca nu se doreste transmiterea, se inchide popup-ul:

mail confirmare plata

In cazul in care s-au achitat mai multe facturi emise, se va autoselecta sablonul pentru mai multe facturi. Acesta include o lista a facturilor afectate:

mail multi confirm

 

Daca se doreste retrimiterea unei confirmari, acest lucru este posibil de pe iconita cu email la sectiunea incasari:

retrimite confirmare de plata.

 

 

Factură fiscală

Aplicație: BOCP CloudBill; Modul: Facturi Fiscale

Introducere

Programul de Facturare Online poate fi utilizat independent pentru a emite facturi fiscale de oriunde și oricând sau poate fi utilizat cu mai multe module de gestiune / vânzări sau magazin virtual pentru a automatiza procesul de vânzări.

Configurare

La setările modulului se pot configura seriile, punctul de lucru, utilizator, scadența, valuta, TVA.

Extraopțiuni

Factura Fiscală se poate imprima, descărca prin PDF sau trimite prin e-mail direct din program.

Pe fiecare factură fiscală se pot introduce încasările sau rambursarile, iar programul de facturare online va generea automat lista facturilor și statusul plaților, impreună cu restanțele.

Se pot trimite alerte personalizate pentru clienți care au facturi neachitate.

Facturile fiscale pot fi pe mai multe pagini, în aceste cazuri datele furnizorului și clientului apar pe fiecare pagină la facturi.

 

Validare CIF la parteneri externi din Europa

Aplicație: BOCP Facturier Online; Modul: Agendă contacte

Introducere

Agenda contacte conține toate datele clienților și a partenerilor de afaceri.

Pentru clienții din Uniunea Europeană este necesarea validarea CIF-ului pe portalul ec.europa.eu. Click aici pentru validarea manuala a CUI-ului pe portalul European.

Configurare modul

Acest modul nu necesită configurare

Utlizare și prezentare funționalitate

BOCP va valida automat orice cui la accesarea profilului clientului sau la selectarea clientului pentru o vânzare/factură.

CIF-urile care încep cu RO nu vor fi validate și vor rămâne în starea inițială, nedefinită.

CIF-urile care nu țin de tări membre Uniunii Europene vor fi marcate “Nu este membru UE” și nu va fi validat.

CIF-urile care țin de o țară membră vor fi validate automat și dacă sunt valabile, vor fi marcate cu o bifă verde sau cu roșu dacă nu sunt înregistrate în registrul European.

La vizualizarea în agendă vom vedea o iconiță care ne informează despre stadiul validării:

stadiul validarii CIF in VIES EU

Dacă dăm click pe iconiță vedem un istoric al validărilor și putem seta manual statusul sau revalida prin API:

Pentru clienții care dețin un CIF valabil și validat, emiterea facturilor se face cu TVA 0.